Apparence
Piloter son activité
La Vue d’ensemble est le point de départ de votre journée. Elle dit ce qui attend une action et où en est le centre : dossiers, facturation, échéances et activité.
Chaque rôle a sa propre vue d’ensemble. Le comptable y trouve la facturation, le responsable pédagogique son domaine sans la facturation. Un formateur arrive sur un accueil qui lui est propre, limité à ses promotions : il n’y voit pas les chiffres du centre entier.
Voir le travail du jour
La carte À faire aujourd’hui montre d’abord les alertes, puis les lignes classées de l’urgent au moins urgent. Chaque ligne ouvre la liste déjà filtrée : dossiers à signer, rejets, jeunes sans contrat proches de l’échéance des trois mois, feuilles à clore.
Lire les indicateurs
Choisissez la période dans Période des indicateurs. Lisez séparément les montants à facturer, les encaissements, le délai moyen OPCO et le nombre de dossiers actifs. Cliquez sur un indicateur pour ouvrir la rubrique correspondante, parfois avec un filtre déjà appliqué.
Un tiret signifie qu’aucune valeur n’est disponible pour la période ; ce n’est pas nécessairement un zéro. Le montant à facturer ne correspond pas au solde bancaire.
VOIR LES GESTES2 étapes · à votre rythme
Lancez la lecture, faites une pause ou ouvrez les repères numérotés. « Voir en grand » ouvre le parcours dans un lecteur plus large, même si le navigateur refuse le plein écran. Les actions montrées utilisent des données de démonstration.
Lire les 2 étapes sans le lecteur
- Lire les priorités du CFA
Commencez par les dossiers à traiter, les signatures et les rejets. Les raccourcis ouvrent le parcours concerné.
Commencer une inscription. Ce raccourci ouvre l’assistant. Pour une personne déjà inscrite, recherchez d’abord son dossier.
- Retrouver une information
La recherche globale permet de rejoindre un contrat, un apprenti ou une formation selon vos droits.
Recherche globale. Saisissez un nom ou une référence puis vérifiez l’identité du résultat avant de l’ouvrir.
Traiter les priorités
- Dans Dossiers à traiter, choisissez Tous, À signer, À envoyer ou Rejets.
- Ouvrez un dossier par le nom de l’apprenti.
- Lisez son statut et les contrôles avant d’agir.
- Revenez à la vue d’ensemble pour le dossier suivant.
Parcours des dossiers situe les contrats dans leur cycle. Prochaines échéances permet de rejoindre les factures, contrats ou livrets concernés. Les cartes OPCO synthétisent l’activité connue de la plateforme ; elles ne prouvent pas à elles seules qu’un raccordement à un OPCO réel est actif.
Retrouver une information
Le bouton Rechercher partout ouvre la recherche de dossiers, employeurs, factures, actions et rubriques. Saisissez un nom ou une référence, puis vérifiez le type de résultat avant de l’ouvrir. Un candidat sans contrat ne s’y trouve pas : cherchez-le dans l’écran Apprentis. Le menu du compte donne accès aux notifications et aux paramètres.
Exporter et préparer les déclarations
La carte Pilotage et exports donne les contrats, les apprentis et les présences de l’année dans un fichier pour tableur. Ces exports ne portent ni numéro de sécurité sociale, ni reconnaissance de handicap, ni adresse. L’export des contrats est inscrit au journal du centre, avec son auteur.
La même carte prépare le bilan pédagogique et financier et l’enquête SIFA. Le logiciel calcule ce qu’il sait, vous complétez le reste, puis vous imprimez ou exportez le fichier. La déclaration se fait par vos soins, sur le portail de l’administration : rien n’est déposé automatiquement.
Les indicateurs de résultats à publier se lisent dans Résultats, onglet Indicateurs : obtention, rupture, poursuite d’études, insertion, par formation. Ils se déduisent des résultats aux examens et des situations à six mois saisis dans les onglets voisins. Un taux sans effectif est dit Non calculable. Leur publication reste à votre main.
Le geste pas à pas
Ce parcours suit l’administrateur du centre : le travail du jour, les chiffres du mois, les indicateurs de résultats, les exports, puis la préparation du bilan pédagogique et financier et de l’enquête SIFA.
VOIR LES GESTES12 étapes · à votre rythme
Lancez la lecture, faites une pause ou ouvrez les repères numérotés. « Voir en grand » ouvre le parcours dans un lecteur plus large, même si le navigateur refuse le plein écran. Les actions montrées utilisent des données de démonstration.
Lire les 12 étapes sans le lecteur
- Ouvrir la vue d'ensemble
La vue d'ensemble est la première page après la connexion. Vous y revenez par la première icône du menu.
Un tableau de bord par rôle. Chaque personne voit ce qui relève de son rôle. Ce guide montre la vue de l'administrateur du centre, la plus complète.
- Traiter ce qui est à faire aujourd'hui
La liste classe le travail du jour du plus urgent au moins urgent. Cliquez sur une ligne pour ouvrir la liste déjà filtrée.
Les alertes du jour. En jaune, ce qui demande une décision : une clé de connexion à un OPCO qui expire, des dossiers sans réponse depuis 30 jours. « Voir » mène à l'écran concerné.
Urgent ou à traiter. L'étiquette dit le degré d'urgence. Le nombre en début de ligne se met à jour dès qu'un dossier est traité.
- Lire les indicateurs du mois
Quatre chiffres résument la période : à facturer, encaissé, délai de réponse des OPCO, dossiers actifs. Cliquez sur une tuile pour voir le détail.
Changer de période. Choisissez un autre mois pour comparer.
Encaissé. Les règlements enregistrés sur la période, avec l'écart par rapport au mois précédent.
- Suivre l'activité de la période
En bas de page, l'activité réunit les apprentis, les séances, le taux de présence, les demandes, les devis et les réclamations ouvertes.
OPCO connectés. Pour chaque OPCO relié au logiciel : le nombre de dossiers, les montants engagés et son délai moyen de réponse.
- Ouvrir les indicateurs de résultats
Dans le menu, ouvrez Résultats, puis cliquez sur l'onglet Indicateurs.
D'où viennent les chiffres. Les onglets Examens et Insertion servent à saisir les résultats à la certification et la situation des apprentis six mois après. Les indicateurs s'en déduisent.
- Lire les indicateurs de résultats
Pour chaque formation : l'effectif, le taux d'obtention, le taux de rupture, la poursuite d'études et l'insertion en emploi.
Des chiffres à publier. Un CFA doit publier ces indicateurs chaque année. Le logiciel les calcule, la publication reste à votre main.
Non calculable. Un taux n'est pas calculé quand son effectif est nul. La fraction sous chaque taux montre les nombres retenus.
- Exporter vos données
Tout en bas de la vue d'ensemble, la carte « Pilotage et exports » télécharge vos contrats, vos apprentis ou les présences de l'année dans un fichier pour tableur.
Sans donnée sensible. Les fichiers ne portent ni numéro de sécurité sociale, ni reconnaissance de handicap, ni adresse. L'export des contrats est inscrit au journal du centre, avec son auteur.
- Préparer le bilan pédagogique et financier
Sur la même carte, cliquez sur « Bilan pédagogique et financier ».
- Compléter et imprimer le bilan
Le logiciel remplit les cases qu'il sait calculer. Complétez les autres, enregistrez, puis cliquez sur « Version imprimable ».
Ce qui reste à saisir. Le compteur indique les cases obligatoires encore vides. Une case sans objet se saisit 0.
Votre saisie prime. La colonne Calcul montre le chiffre tiré de vos factures. Si vous saisissez une valeur, c'est elle qui est retenue.
- Préparer l'enquête SIFA
Fermez le bilan, puis cliquez sur « Enquête SIFA au 31/12 ».
- Compléter les lignes des apprentis
Pour chaque apprenti sous contrat au 31 décembre, indiquez le sexe et la situation de l'année précédente, puis validez la ligne.
L'avancement. Le compteur donne le nombre de lignes prêtes pour l'année choisie à gauche.
Ce qui manque. Le logiciel ne tient pas ces deux informations ailleurs : elles se saisissent ici, avant l'export.
- Exporter l'enquête
Quand les lignes sont complètes, cliquez sur « Exporter l'enquête » : vous obtenez le fichier à reprendre pour votre déclaration.
Le logiciel prépare, vous déclarez. Le fichier réunit les données de l'enquête. Le dépôt auprès de l'administration reste à faire par vos soins, sur son portail.
| Étape | Où | Ce qui compte |
|---|---|---|
| Voir le travail du jour | Vue d’ensemble, À faire aujourd’hui | Les alertes, puis les lignes classées de l’urgent au moins urgent |
| Lire les chiffres du mois | Vue d’ensemble, Indicateurs | À facturer, encaissé, délai de réponse des OPCO, dossiers actifs, pour la période choisie |
| Suivre l’activité | Vue d’ensemble, bas de page | Apprentis, séances, taux de présence, demandes, devis, réclamations ouvertes |
| Lire les indicateurs de résultats | Résultats, onglet Indicateurs | Par formation : obtention, rupture, poursuite d’études, insertion |
| Exporter | Vue d’ensemble, Pilotage et exports | Contrats, apprentis, présences de l’année, sans donnée sensible |
| Préparer le bilan pédagogique et financier | Pilotage et exports, bouton du bilan | Une case que vous saisissez prime sur le calcul. Une case sans objet se saisit 0 |
| Préparer l’enquête SIFA | Pilotage et exports, bouton de l’enquête | Sexe et situation de l’année précédente se saisissent ici, puis le fichier s’exporte |
L’administrateur du centre voit tout ce que montre ce parcours. Le bilan pédagogique et financier n’est proposé ni au responsable pédagogique ni au formateur. L’enquête SIFA et l’export des contrats sont fermés au formateur.
Sur la démonstration, une alerte du jour signale des notifications automatiques vers un autre logiciel qui ne partent plus. Elle renvoie aux paramètres : voir Connecter ses outils.
Quand les chiffres semblent incohérents
- Vérifiez la période, les filtres, vos droits et votre périmètre de sites.
- Ouvrez le dossier ou la facture : son détail permet de comprendre le chiffre agrégé.
- Si un message indique une actualisation en échec, les dernières valeurs affichées peuvent être anciennes ; utilisez Réessayer lorsqu’il est proposé.
- Pour un retard d’OPCO, consultez le journal des échanges ; pour un règlement, consultez la fiche facture.
→ Le parcours de bout en bout · Suivre la recherche d’entreprise d’un candidat · Organiser les preuves Qualiopi