Apparence
Inscrire un apprenti
L’inscription passe par un nouveau contrat. Elle relie l’apprenti, son employeur, son maître d’apprentissage et la formation choisie. Depuis Apprentis, le bouton Inscrire un apprenti ouvre ce même assistant.
Avant de commencer
Préparez les informations de l’employeur et du maître, l’identité et les coordonnées de l’apprenti, les dates prévues, les conditions du contrat et la formation du catalogue. Utilisez les pièces et les informations vérifiées de votre dossier. Ne recopiez pas les données de démonstration.
Vous pouvez enregistrer un brouillon puis revenir le compléter. Les rubriques exigées pour signer ou déposer peuvent être plus nombreuses que celles nécessaires au simple enregistrement.
VOIR LES GESTES9 étapes · à votre rythme
Lancez la lecture, faites une pause ou ouvrez les repères numérotés. « Voir en grand » ouvre le parcours dans un lecteur plus large, même si le navigateur refuse le plein écran. Les actions montrées utilisent des données de démonstration.
Lire les 9 étapes sans le lecteur
- Retrouver l’employeur
Recherchez l’entreprise et sélectionnez la bonne fiche. Vérifiez ensuite ses informations et son OPCO.
Choisir la bonne entreprise. Vérifiez la raison sociale et le SIRET avant de continuer.
- Renseigner l’apprenti
Complétez l’identité, la naissance et les coordonnées. Une adresse exacte est nécessaire aux échanges ultérieurs.
Coordonnées de démonstration. Utilisez uniquement les données nécessaires et contrôlées dans un dossier réel.
- Vérifier le maître d’apprentissage
Sélectionnez ou renseignez le maître rattaché à l’employeur, puis vérifiez les rubriques du formulaire.
Le bon interlocuteur. Le maître participe au suivi de l’apprenti et aux échanges du livret.
- Fixer les dates du contrat
Renseignez les dates contractuelles et le début pratique. Relisez les conditions et la rémunération proposées.
Des dates distinctes du cycle. Le contrat et le cycle de formation possèdent chacun leurs dates à contrôler.
- Choisir la formation préparée
Sélectionnez la fiche catalogue correspondant à la certification de l’apprenti.
Rattacher le bon programme. Vérifiez le RNCP, le diplôme et les heures de la fiche.
- Préciser le cycle de formation
Complétez les dates du cycle et relisez les informations reprises du CFA et du catalogue.
Contrôler la cohérence. Les dates du cycle doivent correspondre au parcours réellement prévu.
- Lire les contrôles du dossier
La dernière étape rassemble les contrôles. Revenez aux rubriques signalées avant de préparer un envoi.
Un contrôle à traiter. Ne confondez pas l’enregistrement d’un brouillon avec un dossier prêt à signer.
- Choisir l’enregistrement en brouillon
Un brouillon permet de reprendre le dossier sans lancer les signatures. Certaines informations peuvent encore manquer.
Préparer sans transmettre. Les envois et signatures ne sont pas déclenchés par ce choix.
- Vérifier le dossier enregistré
Contrôlez l’identité, la référence et le statut Brouillon. Vous pouvez reprendre le CERFA pour compléter les informations.
Le brouillon existe. L’apprenti est désormais rattaché à son dossier de formation.
1. Identifier l’employeur
Recherchez d’abord l’entreprise par nom, SIRET ou ville. Choisir un employeur connu reprend ses informations et éventuellement son maître d’apprentissage. Sinon, renseignez les champs proposés : raison sociale, SIRET, NAF, IDCC, effectif, type d’employeur, régime, adresse et contact.
Contrôlez l’OPCO proposé. Un nom ressemblant à celui recherché ne suffit pas : vérifiez le SIRET et l’établissement.
2. Renseigner l’apprenti
Saisissez l’identité, la date de naissance, les coordonnées, l’adresse et le parcours antérieur. Complétez les rubriques proposées selon la situation : nationalité, diplômes, dernière classe, représentant légal, sportif de haut niveau ou RQTH.
Certains champs sont visibles uniquement avec les droits nécessaires. Suivez les contrôles présentés par l’assistant ; ils indiquent notamment les informations attendues pour le représentant légal. Ne remplacez pas une information inconnue par une valeur fictive pour faire disparaître un message.
3. Vérifier le maître d’apprentissage
Contrôlez nom, prénom, date de naissance, e-mail, emploi, diplôme et expérience en rapport avec la formation. L’adresse du maître sert notamment aux échanges de suivi. Les coordonnées employeur et maître peuvent être partagées entre plusieurs dossiers : une correction mérite donc une vérification attentive.
4. Décrire le contrat
Renseignez le type et le mode contractuels, la référence du précédent contrat lorsqu’elle est demandée, les dates, le lieu de signature, la durée hebdomadaire, l’année d’exécution et la rémunération. Les contrôles de l’application guident la saisie ; faites valider toute situation particulière par votre interlocuteur compétent.
5. Choisir la formation et le financement demandé
Sélectionnez la formation du catalogue. Vérifiez la fin du contrat, les dates du cycle et des examens, le montant demandé et les frais annexes. Une date proposée automatiquement doit être relue. Les dates de cycle laissées vides peuvent être reprises d’une promotion correspondante.
Le NPEC est une référence annuelle demandée. Il ne faut pas y substituer le montant total de plusieurs années ni le confondre avec l’accord futur de l’OPCO. Le catalogue peut déjà fournir cette référence.
6. Vérifier et enregistrer
Dans Vérification, lisez l’aperçu et les contrôles. Corriger · [étape] ramène à la rubrique concernée.
- Enregistrer en brouillon conserve le travail pour le compléter. Rien n’est envoyé à personne.
- Envoyer en signature électronique engage l’étape suivante lorsque le dossier le permet. La demande électronique ne part que si vous êtes habilité à signer pour le centre : voir Signatures et documents.
Certains points bloquent l’enregistrement, par exemple un OPCO non identifié ou un apprenti hors des limites d’âge. D’autres sont exigés seulement pour la signature, comme le numéro de sécurité sociale.
Vérifier le résultat
La fiche contrat s’ouvre avec l’apprenti, l’employeur, la formation et le statut attendu. Vérifiez également la présence de l’apprenti dans la liste. Dans l’onglet Documents, le CERFA et la convention de formation se téléchargent en PDF. Le CERFA téléchargé est un document de travail : il reprend les rubriques du CERFA FA13 avec les données du jour, ce n’est pas le formulaire officiel.
Un nouveau contrat ne crée pas de livret : il s’ouvre depuis la fiche de l’apprenti. Voir Faire vivre le livret.
Si une erreur apparaît, restez sur le formulaire et suivez le champ ou l’étape indiquée. En cas de modification concurrente, relisez la valeur enregistrée avant de choisir de la remplacer.
Le geste pas à pas
Ce parcours suit la saisie guidée d’un contrat d’apprentissage, en six étapes, jusqu’au brouillon complet et à son CERFA en PDF.
VOIR LES GESTES13 étapes · à votre rythme
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Lire les 13 étapes sans le lecteur
- Ouvrir un nouveau contrat
Sur le tableau de bord, cliquez sur Nouveau contrat.
- Retrouver l'employeur
Tapez le nom, le SIRET ou la ville de l'employeur, puis cliquez sur sa ligne.
Six étapes. Employeur, apprenti, maître d'apprentissage, contrat, formation, vérification. Vous pouvez revenir sur une étape à tout moment.
Aperçu du CERFA. Le panneau de droite se remplit au fil de la saisie et indique la part du formulaire déjà renseignée.
- Vérifier l'employeur et son OPCO
Les informations de l'entreprise sont reprises de sa fiche. Contrôlez-les, choisissez l'OPCO s'il n'est pas reconnu, puis cliquez sur Continuer.
OPCO financeur. L'OPCO est déduit de la convention collective. Quand elle n'est pas reconnue, choisissez-le dans la liste. Sans OPCO, le dossier ne s'enregistre pas.
- Saisir l'identité de l'apprenti
Renseignez le nom, le prénom, la date de naissance, les coordonnées et l'adresse de l'apprenti.
Numéro de sécurité sociale. Il n'est pas exigé pour un brouillon. Il devient obligatoire pour la signature et pour le dépôt.
E-mail de l'apprenti. C'est à cette adresse que partira son lien de signature.
- Compléter la situation et la scolarité
Choisissez la situation avant le contrat et les diplômes, puis cliquez sur Continuer.
Contrôles de l'étape. Chaque étape liste ce qui manque encore. Ici, le numéro de sécurité sociale reste à saisir avant la signature.
- Contrôler le maître d'apprentissage
Le maître d'apprentissage habituel de l'employeur est déjà rempli. Corrigez si besoin, puis cliquez sur Continuer.
Expérience. Le maître d'apprentissage doit être majeur et justifier d'un diplôme du domaine avec un an d'expérience, ou de deux ans d'expérience en rapport avec la formation.
- Saisir les dates du contrat
Choisissez le mode contractuel, le lieu de signature, le début d'exécution et le début de la formation pratique.
Date de conclusion. Elle est au plus tard le jour du début d'exécution.
- Vérifier la rémunération
Le salaire minimum est calculé selon l'âge de l'apprenti et l'année du contrat. Relevez le taux si la convention collective prévoit mieux, puis cliquez sur Continuer.
Salaire brut mensuel. Il est calculé sur le SMIC en vigueur et sur le taux appliqué.
Grille légale. La ligne en gras est celle de l'apprenti.
- Choisir la formation
Cliquez sur la formation préparée, puis sur Continuer en bas de l'étape. La fin du contrat et la prise en charge de l'OPCO se calculent d'après elle.
Rubrique Formation du CERFA. Le diplôme visé, le code RNCP et la durée viennent de la fiche de la formation.
- Lire les contrôles
La dernière étape passe tout le dossier en revue. Un point en défaut se corrige par son lien Corriger.
Bilan des contrôles. Les points à vérifier n'empêchent pas l'enregistrement. Un point bloquant, si.
- Enregistrer le brouillon
Choisissez Enregistrer en brouillon, puis cliquez sur le bouton Enregistrer le brouillon.
Envoyer en signature électronique. Ce choix envoie le contrat en signature dès l'enregistrement. Le guide Faire signer un contrat en ligne en montre la suite.
Brouillon. Le dossier reste modifiable et rien n'est envoyé. Il s'enregistre même incomplet.
- Ouvrir les documents du dossier
Le contrat est créé, à l'état Brouillon. Les onglets se prolongent à droite. Faites défiler la barre jusqu'à l'onglet Documents et cliquez dessus.
Numéro de dossier. Il est attribué à l'enregistrement du contrat.
Compléter le CERFA. Tant que le dossier est en brouillon, ce bouton rouvre la saisie guidée.
- Télécharger le CERFA en PDF
Cliquez sur Télécharger, en face du CERFA FA13.
Document de travail. Ce PDF reprend les rubriques du CERFA avec les données du jour. Ce n'est pas le formulaire officiel.
Convention de formation. Elle est générée depuis le dossier, à faire signer avec le CERFA.
| Étape | Où | Ce qui compte |
|---|---|---|
| Employeur | Nouveau contrat, étape 1 | Un employeur connu se retrouve par son nom, son SIRET ou sa ville. L’OPCO se choisit à la main quand la convention collective n’est pas reconnue |
| Apprenti | Étape 2 | Identité, coordonnées, adresse, situation et diplômes. Le numéro de sécurité sociale peut attendre la signature |
| Maître d’apprentissage | Étape 3 | Déjà rempli pour un employeur connu. Son expérience est contrôlée |
| Contrat | Étape 4 | Dates, durée hebdomadaire, rémunération calculée selon l’âge et l’année du contrat |
| Formation | Étape 5 | Le choix de la formation fixe la fin du contrat et le montant demandé à l’OPCO |
| Vérification | Étape 6 | Tous les contrôles en une liste, puis le choix entre brouillon et envoi en signature |
| Documents | Fiche du contrat, onglet Documents | Le CERFA et la convention de formation se téléchargent en PDF |
La responsable administrative et l’administratrice créent et complètent les contrats. Le chargé de relation entreprises peut aussi en ouvrir un. Les formateurs n’ont pas accès aux contrats.
Pendant la saisie, l’écran indique Brouillon enregistré automatiquement. Le contrat lui-même n’est créé qu’à l’étape Vérification. Dans les captures, l’employeur, l’apprentie et le maître d’apprentissage sont fictifs, et le numéro de sécurité sociale n’apparaît sur aucune capture.
Quand la personne n’a pas de contrat
Un jeune qui cherche encore son entreprise, ou un stagiaire hors apprentissage, s’enregistre par Nouvel apprenant dans l’écran Apprentis, sans passer par cet assistant. Voir Suivre la recherche d’entreprise d’un candidat et Accueillir un stagiaire hors apprentissage.
Le futur apprenti peut aussi saisir lui-même ses informations par un lien de Complétion du dossier : voir les espaces sans compte.
Continuer : gérer le dossier, puis ses signatures et documents.