Préparer le dépôt d’une facture sur Chorus Pro

Une Région, France Travail ou une collectivité reçoit ses factures sur le portail Chorus Pro. Le logiciel prépare la facture, contrôle ses données et fournit le fichier à déposer. Il n’envoie rien à Chorus Pro. La comptable dépose elle-même sur le portail, avec le compte du centre, puis note le suivi dans le logiciel. Il faut une facture préparée pour un acheteur public, et le bon de commande ou la notification du marché sous les yeux.

VOIR LES GESTES10 étapes · à votre rythme

Lancez la lecture, faites une pause ou ouvrez les repères numérotés. « Voir en grand » ouvre le parcours dans un lecteur plus large, même si le navigateur refuse le plein écran. Les actions montrées utilisent des données de démonstration.

Lire les 10 étapes sans le lecteur

1. Ouvrir la facture de l'acheteur public

   Dans Facturation, filtrez sur « Acheteurs publics » et l'onglet « À émettre », puis ouvrez la facture préparée pour la Région.

   Le filtre des destinataires. Il sépare les factures des OPCO, des employeurs, des acheteurs publics, des stagiaires et des entreprises.

2. Lire la carte du dépôt sur Chorus Pro

   Sous la facture, la carte « Dépôt sur Chorus Pro » prépare le dépôt. Commencez par le SIRET du destinataire, qui manque encore.

   Un dépôt assisté. Le logiciel prépare la facture et ses contrôles. Il n'envoie rien à Chorus Pro et n'y relève rien. Vous déposez vous-même sur le portail.

   Un contrôle bloquant. Les croix rouges empêchent le dépôt. Les triangles signalent une donnée que certaines structures exigent.

3. Saisir le SIRET, le code service et l'engagement

   Reportez les trois données lues sur le bon de commande ou la notification du marché, puis cliquez sur « Enregistrer ».

   Le code service. Certaines structures publiques l'exigent pour diriger la facture vers le bon service. Il figure sur le bon de commande.

   Le numéro d'engagement. C'est le numéro de commande ou de marché du financeur. Ces données sont figées à l'émission. Vérifiez-les avant.

4. Vérifier les contrôles avant dépôt

   Les contrôles se mettent à jour. Il ne reste qu'un point bloquant, la facture n'est pas émise. Remontez en haut de la fiche pour l'émettre.

   Un SIRET contrôlé. Le logiciel vérifie la forme du SIRET et sa clé. Il ne vérifie pas que la structure est bien celle du financeur.

5. Émettre la facture

   Cliquez sur « Émettre ». La facture reçoit son numéro, et les données du dépôt ne se modifient plus.

   Pas encore de numéro. Le numéro est attribué à l'émission, à la suite des autres factures du centre.

6. Constater la facture émise

   La facture a son numéro et le SIRET du destinataire figure sur la pièce. Descendez jusqu'à « Déposer pas à pas ».

   Le destinataire public. Le SIRET saisi avant l'émission est repris sur la facture et dans le fichier à déposer.

7. Télécharger le fichier à déposer

   Cliquez sur « PDF avec les données de facturation jointes ». C'est le fichier à déposer sur Chorus Pro. Les données seules existent aussi en XML.

   Un format à qualifier. Le PDF suit le format Factur-X. Sa conformité n'a pas encore été constatée par un outil de validation. Faites un premier dépôt sur l'espace de qualification de Chorus Pro.

8. Déposer vous-même sur Chorus Pro

   Connectez-vous au portail Chorus Pro avec le compte de votre centre, déposez le fichier, puis vérifiez les champs du formulaire avec les valeurs listées ici.

   Copier chaque valeur. Chaque bouton copie la valeur telle qu'elle figure dans le fichier, pour la coller dans le formulaire du portail.

   Le dépôt se fait sur le portail. Le logiciel n'envoie rien. Une fois le dépôt validé sur Chorus Pro, revenez le noter ici.

9. Noter le dépôt

   Après le dépôt, choisissez l'état lu sur le portail, sa date et le numéro de flux, puis cliquez sur « Noter cet état ».

   L'état lu sur le portail. Le suivi est saisi à la main, d'après ce que montre Chorus Pro. Chaque état noté ajoute une ligne, jamais modifiée.

10. Retrouver le dépôt au journal

    L'état noté s'ajoute au suivi, avec sa date, le numéro de flux et la personne qui l'a saisi. Notez de la même façon les états suivants lus sur le portail.

    Une trace datée. Chaque ligne garde qui a noté l'état et quand. Une ligne ne se modifie pas. Une erreur se corrige par une nouvelle ligne.

    Les états suivants. Mise à disposition du destinataire, rejetée, mise en paiement. Chacun se note quand le portail le montre.

En bref

Étape	Où	Ce qui compte
Ouvrir la facture	Facturation, filtre Acheteurs publics	Une facture préparée n’a pas encore de numéro. Le filtre et l’onglet À émettre la retrouvent
Saisir les données du dépôt	Fiche de la facture, Dépôt sur Chorus Pro	Le SIRET du destinataire, le code service et le numéro d’engagement, lus sur le bon de commande
Lire les contrôles	Contrôles avant dépôt	Une croix rouge bloque le dépôt. Un triangle signale une donnée que certaines structures exigent. Chaque contrôle cite sa source
Émettre	Haut de la fiche, Émettre	La facture reçoit son numéro. Les données du dépôt sont figées
Télécharger le fichier	Déposer pas à pas	Le PDF avec les données de facturation jointes est le fichier à déposer. Les données seules existent aussi à part
Déposer	Portail Chorus Pro	Vous vous connectez et déposez vous-même. Les valeurs à vérifier se copient une à une depuis la fiche
Noter le suivi	Suivi du dépôt	L’état lu sur le portail, sa date et le numéro de flux. Chaque état ajoute une ligne

Qui peut le faire

La comptable prépare le dépôt, émet la facture et note le suivi. L’administratrice a accès à la même facturation. Les formateurs et le responsable pédagogique n’ont pas accès à la facturation.

À savoir

• Le dépôt est assisté. Le logiciel ne se connecte pas à Chorus Pro, n’y dépose rien et n’y relève rien. Le suivi affiché est celui que vous avez noté.
• Le SIRET, le code service et le numéro d’engagement sont figés à l’émission. Vérifiez-les avant d’émettre.
• Le logiciel contrôle la forme du SIRET et sa clé. Il ne vérifie pas que la structure figure à l’annuaire de Chorus Pro, ni qu’elle exige un code service ou un numéro d’engagement. Ces points se vérifient sur le portail.
• Le fichier à déposer est un PDF au format Factur-X. Sa conformité n’a pas encore été constatée par un outil de validation. Faites un premier dépôt sur l’espace de qualification de Chorus Pro avant de l’utiliser pour de bon.
• Le nom exact des menus du portail se lit sur le portail. La fiche donne l’ordre des gestes, pas leur libellé.
• Quatre états se notent : Déposée, Mise à disposition du destinataire, Rejetée et Mise en paiement. Une ligne notée ne se modifie pas. Une erreur se corrige par une nouvelle ligne.
• Le règlement s’enregistre ensuite comme pour toute facture, par Enregistrer un paiement. Voir Paiements, avoirs et exports.
• Les captures viennent d’un environnement de démonstration. Le SIRET, le code service, le numéro d’engagement et le numéro de flux sont fictifs, et aucun dépôt n’a été fait sur Chorus Pro.

→ Accueillir un stagiaire hors apprentissage · Préparer et émettre les factures · Déclarer à France Travail avec Kairos