Questions fréquentes

Je ne vois pas le même bouton que dans le guide

Vérifiez votre rôle, vos permissions, votre périmètre et le statut du dossier. Un brouillon, un contrat signé et un contrat rompu n’offrent pas les mêmes actions. Un membre limité à un site ne voit que ce site ; un formateur ne voit que ses promotions. Une session d’assistance « en tant que » est en lecture seule. Comprendre les accès · Ajuster les droits d’un membre.

J’ai oublié mon mot de passe ou perdu mon téléphone

Le lien Mot de passe oublié de la page de connexion vous envoie un e-mail pour en choisir un nouveau. Si vous utilisez le second facteur et perdez votre téléphone, utilisez un code de secours ou demandez à l’administrateur de remettre votre second facteur à zéro. Notifications et profil.

Puis-je inscrire un stagiaire sans contrat d’apprentissage ?

Oui. Nouvel apprenant, dans l’écran Apprentis, enregistre une personne sans contrat d’apprentissage. Son engagement passe ensuite par une convention ou un contrat de formation. Pour un apprenti, Inscrire un apprenti ouvre l’assistant de contrat. Accueillir un stagiaire hors apprentissage · Inscrire un apprenti.

Un jeune n’a pas encore d’employeur : que faire ?

Enregistrez-le comme apprenant, puis déclarez sa recherche d’entreprise sur sa fiche. Le logiciel calcule l’échéance des trois mois et la signale sur la vue d’ensemble. Suivre la recherche d’entreprise d’un candidat.

J’ai créé la formation : pourquoi n’ai-je pas de promotion ni de livret ?

La création renseigne le catalogue. La promotion s’ouvre dans Promotions, le programme se détaille dans le panneau de la formation, et le livret s’ouvre depuis la fiche de l’apprenti. Formations · Livret.

Le dossier est enregistré mais ne part pas en signature

Un brouillon peut rester incomplet. Ouvrez Compléter le CERFA, puis Vérification : les points requis pour la signature sont distincts des conditions d’enregistrement. Si le dossier passe « à signer » sans qu’aucun e-mail ne parte, vous n’êtes pas habilité à signer pour le centre : un membre habilité reprend l’envoi depuis l’onglet Signatures. Contrats · Signatures et documents.

Quelle est la valeur de la signature électronique du logiciel ?

C’est une signature électronique simple, avec dossier de preuve : un code reçu par e-mail, un consentement, le document signé et un journal de preuve. Un CERFA signé ainsi ne suffit pas encore pour un dépôt à un OPCO réel, tant que la signature de la convention de formation n’est pas prouvée avec lui. La voie papier reste disponible. Signatures et documents.

« Transmis » signifie-t-il que le financement est accepté ?

Non. L’accusé de dépôt, l’instruction et l’accord sont des étapes différentes. Lisez la dernière réponse et le montant accordé dans la fiche. Financement OPCO.

Pourquoi le NPEC du catalogue ne correspond-il pas à ce que je vais encaisser ?

Le NPEC est une référence annuelle. La durée, la décision enregistrée, l’échéancier, les factures et les règlements représentent des informations distinctes. Comparez-les sur le dossier et les factures, sans assimiler un montant demandé à un paiement reçu.

Que faire après un rejet ?

Lisez tous les motifs, suivez les liens de correction et vérifiez les signatures avant le renvoi. Si le message ne permet pas d’identifier le champ, transmettez la référence et le message à votre assistance sans ajouter de secret. Rejets et ruptures.

Puis-je modifier une facture émise ?

Non. La correction passe par un avoir. Vérifiez le montant encore créditable et le motif avant émission. Paiements et avoirs.

Un virement est arrivé : la facture se met-elle à jour seule ?

Le logiciel ne consulte pas votre banque. Pour une facture adressée à un OPCO, son état chez l’OPCO est relevé à intervalles réguliers ; quand l’OPCO annonce un règlement, la fiche propose de l’enregistrer. Pour tout autre virement, utilisez Enregistrer un paiement. Paiements et avoirs.

Le logiciel dépose-t-il mes factures sur Chorus Pro, ou mes déclarations sur Kairos ?

Non. Pour un acheteur public, il prépare les contrôles et le fichier, et vous déposez vous-même sur Chorus Pro. Pour France Travail et le compte personnel de formation, il prépare les valeurs à recopier, et vous notez ensuite ce que vous avez déclaré. Aucun dépôt n’est automatique. Chorus Pro · France Travail.

Une relance affichée a-t-elle envoyé un e-mail ?

Cela dépend du parcours et des réglages du centre. Les relances de livret et les signalements d’absence disposent d’envois. Les relances de facture à un employeur et les relances de signature ne partent par e-mail que si l’administrateur les a activées dans Paramètres → Automatisations ; sinon la relance est seulement notée. Relisez le chapitre correspondant avant d’interpréter un message de succès.

Pourquoi certaines données d’assiduité sont-elles vides ?

Une demi-journée non saisie n’est pas une absence. Les présences viennent des feuilles d’émargement closes, ou d’une saisie sur la fiche de l’apprenti par une personne autorisée. Planning et émargement · Suivi pédagogique.

Le planning refuse ma séance

Un formateur ou une salle déjà pris sur la demi-journée est refusé, et le message nomme la promotion en cause. Une promotion ne peut avoir qu’une séance par demi-journée. Planifier une séance et faire émarger.

Puis-je corriger une période de livret déjà signée ?

La signature CFA verrouille l’appréciation et les compétences. Aucun retour arrière n’est prévu dans l’interface. Faites examiner la correction nécessaire par la personne responsable du suivi. Livret.

Comment exporter tout le livret ?

Exporter en PDF imprime seulement la période ouverte. Sélectionnez et exportez les autres périodes séparément. Il n’existe pas d’export complet en une action.

L’apprenti, l’entreprise ou le tuteur peuvent-ils se connecter ?

Ils n’ont pas de compte. Vous leur ouvrez un espace en lecture seule par un lien personnel, limité dans le temps et révocable. Espaces sans compte.

La plateforme remplit-elle mon Qualiopi toute seule ?

Elle calcule certains éléments, dont la satisfaction des apprenants et le délai de réponse aux réclamations, tient les registres qualité et permet de classer des pièces. Elle prépare aussi le dossier d’audit à imprimer. La pertinence des preuves, l’analyse et la décision de certification restent les vôtres et celles de votre organisme certificateur. Qualiopi.

Une pièce ne se télécharge pas

Vérifiez si elle a été réellement déposée ou générée. Dans le contrat, le CERFA de travail et la convention de formation se téléchargent en PDF ; le programme/calendrier et l’accord OPCO ne sont que des références affichées. Le document signé demande le droit de lire les données personnelles de l’apprenti. Pour une preuve Qualiopi existante, vérifiez vos droits et réessayez après un message d’erreur.

Ma liste ou mon export semble incomplet

Vérifiez les filtres, la recherche, votre périmètre et les limites d’affichage. Plusieurs listes sont bornées à 200 résultats. Le CSV de la liste des factures porte sur les lignes chargées et filtrées ; les exports comptables couvrent une période. Réduisez le périmètre avant d’interpréter un total.

Que transmettre à l’assistance ?

Le nom de la rubrique, la référence du dossier, le moment de l’action et le message exact suffisent souvent à commencer. Décrivez le résultat attendu et celui obtenu. N’envoyez pas de mot de passe, de clé, de numéro de sécurité sociale ou de pièce sensible par un canal non prévu pour cela.