Faire émarger par QR code ou à distance

En salle, les apprentis signent eux-mêmes en scannant un QR code avec leur téléphone. À distance, chacun signe par un lien personnel, pendant une fenêtre que le formateur ouvre. Ce chapitre suit le formateur de la séance (ici le responsable pédagogique, qui l’anime) et montre la page que voit l’apprenti. Il faut une séance déjà planifiée, avec sa feuille ouverte.

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1. Ouvrir la séance du jour

   Dans le planning, cliquez sur la séance pour ouvrir sa feuille d'émargement.

2. Afficher le QR code

   Sur la feuille, cliquez sur QR code.

   Apprentis à pointer. Chaque signature par QR code fera baisser ce compteur.

3. Montrer le QR code à la classe

   Projetez le QR code en salle. Chaque apprenti le scanne avec son téléphone.

   Lien d'émargement. Le lien ouvre la même page que le QR code. Il n'est valable qu'un temps limité, l'heure de fin est écrite sous le champ.

4. Choisir son nom sur le téléphone

   Voici la page que voit l'apprenti, sans compte ni mot de passe. Il choisit son nom dans la liste.

   La séance signée. L'intitulé, la date et la demi-journée rappellent à l'apprenti la séance qu'il signe.

   Noms abrégés. La page n'affiche que le prénom et l'initiale du nom de chaque apprenti.

5. Signer

   Son nom est coché. L'apprenti touche Je signe.

6. Voir la signature enregistrée

   La page confirme la signature et son heure. L'apprenti peut ranger son téléphone.

7. Pointer un apprenti sans téléphone

   Sur la feuille du formateur, les signatures par QR code s'affichent avec leur heure. Pointez vous-même l'apprenti qui n'a pas pu scanner.

   Origine de la signature. L'étiquette QR code distingue ces signatures de celles saisies par le formateur.

8. Signer et clore

   Tous les apprentis sont pointés. Cliquez sur Signer et clore.

9. Confirmer les présences

   Le logiciel liste les signatures par QR code. Cochez la case pour confirmer que ces apprentis étaient bien présents.

   Pourquoi confirmer. Le QR code ne prouve pas qui a signé. C'est la confirmation du formateur qui établit la présence.

10. Clore la feuille

    La case cochée, cliquez de nouveau sur Signer et clore. La feuille est signée à votre nom.

11. Ouvrir la fenêtre de signature à distance

    Sur la feuille d'une séance à distance, indiquez une durée en minutes puis cliquez sur Ouvrir la fenêtre de signature.

    Fenêtre fermée. Tant que la fenêtre est fermée, aucun apprenti ne peut signer.

    Durée. La fenêtre reste ouverte le temps indiqué, 240 minutes au plus.

12. Copier les liens personnels

    La fenêtre est ouverte jusqu'à l'heure affichée. Cliquez sur Copier les liens, puis transmettez à chaque apprenti le sien.

    Heure de fin. Passé cette heure, les liens ne signent plus. Le bouton Rouvrir à partir de maintenant relance une fenêtre.

    Un lien par apprenti. Chaque lien ne vaut que pour un apprenti et pour cette séance. Chaque copie est inscrite au journal d'audit.

13. Signer depuis son lien personnel

    L'apprentie ouvre son lien. La page la salue par son prénom, elle touche Je signe.

14. Voir la signature à distance enregistrée

    La signature est enregistrée avec son heure. Le formateur la retrouve sur la feuille, qu'il clôt comme les autres.

En bref

Étape	Où	Ce qui compte
Afficher le QR code	Feuille d’émargement, QR code	Le code et son lien ne valent qu’un temps limité, l’heure de fin est affichée
Signer en salle	Téléphone de l’apprenti	Il choisit son nom, touche Je signe, sans compte ni mot de passe
Compléter	Feuille d’émargement	Le formateur pointe lui-même l’apprenti qui n’a pas pu scanner
Confirmer et clore	Feuille, Signer et clore	Une case à cocher atteste que les signataires par QR code étaient présents
Ouvrir la fenêtre à distance	Feuille d’une séance à distance	Une durée en minutes, 240 au plus
Transmettre les liens	Feuille, Copier les liens	Un lien personnel par apprenti, valable pour cette séance
Signer à distance	Lien personnel de l’apprenti	La page le salue par son prénom, il touche Je signe

Qui peut le faire

Le formateur de la séance et le responsable pédagogique affichent le QR code, ouvrent la fenêtre de signature et closent la feuille. L’apprenti n’a pas de compte : il signe depuis la page ouverte par le QR code ou par son lien.

À savoir

• Le QR code ne prouve pas qui a signé. C’est la confirmation du formateur, à la clôture, qui établit la présence.
• La page du téléphone n’affiche que le prénom et l’initiale du nom des apprentis.
• Un lien personnel ne signe qu’une fois, pour un seul apprenti et une seule séance. Passé l’heure de fin de la fenêtre, il ne signe plus.
• Chaque copie des liens est inscrite au journal du centre.
• Dans le parcours, les liens sont copiés puis transmis par le formateur. Ne comptez pas sur un envoi automatique sans l’avoir vérifié dans votre centre.
• Une séance se déclare à distance au moment de la planifier, par la case Séance à distance.

→ Planifier une séance et faire émarger · Assiduité, notes et accompagnement