Le parcours de bout en bout

Vous préparez une rentrée. Une formation doit être disponible, un apprenti doit rejoindre son employeur, son dossier doit être financé et son parcours suivi. Voici le fil de travail à suivre dans la plateforme.

1. Préparer le CFA

Vérifiez les coordonnées de votre organisme, ses établissements, les accès de l’équipe, les informations de facturation et les connexions OPCO. Répartissez les responsabilités : administration des dossiers, suivi pédagogique, comptabilité et qualité. Protégez les comptes par le second facteur.

Résultat attendu : chaque personne accède aux rubriques nécessaires, dans son périmètre, et les informations du CFA sont correctes.

→ Configurer son organisme · Gérer l’équipe · Ajuster les droits d’un membre

2. Créer la formation et ouvrir la promotion

Ajoutez la certification au catalogue avec ses codes, son niveau, son volume horaire et sa durée. Renseignez le diplôme visé et les heures à distance. Vérifiez le NPEC de référence sans le confondre avec un accord de financement. Ouvrez ensuite la promotion, avec ses dates et ses formateurs.

Résultat attendu : la formation apparaît dans le catalogue et peut être choisie dans un contrat ; la promotion existe et son formateur la voit.

→ Créer et suivre une formation

3. Répondre aux demandes

Une entreprise demande une formation : enregistrez la demande, préparez le devis, numérotez-le et notez la réponse du client. Un jeune inscrit sans employeur se suit par sa recherche d’entreprise, avec l’échéance des trois mois.

Résultat attendu : chaque demande a une suite, et aucun candidat sans contrat n’approche de son échéance sans que vous le sachiez.

→ Répondre à une demande par un devis · Suivre la recherche d’entreprise d’un candidat

4. Inscrire l’apprenti et constituer le contrat

L’inscription passe par Nouveau contrat. L’assistant relie l’employeur, l’apprenti, le maître d’apprentissage, les conditions du contrat et la formation. Enregistrez d’abord un brouillon si des informations manquent.

Résultat attendu : un dossier identifiable, avec les points à compléter visibles. Un brouillon enregistré n’est pas encore prêt à être envoyé.

→ Inscrire un apprenti · Gérer les contrats

5. Vérifier, signer et suivre l’OPCO

Lisez les contrôles, corrigez les rubriques demandées, puis envoyez le contrat en signature électronique ou enregistrez le CERFA signé sur papier. Suivez ensuite les échanges OPCO. Distinguez l’accusé de dépôt de la décision de prise en charge. En cas de rejet, corrigez le motif précis puis renvoyez.

Résultat attendu : le statut et le dernier retour indiquent clairement la prochaine action. En simulation, restez sur des dossiers de démonstration.

→ Signatures et documents · Financement OPCO · Corriger un dossier

6. Facturer et suivre l’encaissement

Après l’accord, contrôlez les montants, les tranches et les échéances. Émettez les factures prêtes, suivez leur état chez l’OPCO, puis enregistrez les règlements reçus. Une correction après émission passe par un avoir.

Résultat attendu : vous savez distinguer montant accordé, montant facturé, montant encaissé et reste dû.

→ Facturation · Paiements et avoirs

7. Accueillir les autres publics

Un stagiaire hors apprentissage entre par une convention ou un contrat de formation. Pour un acheteur public, le logiciel prépare le dépôt de la facture sur Chorus Pro ; pour France Travail, il prépare les déclarations à recopier sur Kairos. Dans les deux cas, vous déposez ou déclarez vous-même.

Résultat attendu : le document est signé, la facture est prête, et le suivi que vous avez noté dit où en est chaque démarche.

→ Accueillir un stagiaire hors apprentissage · Chorus Pro · France Travail

8. Planifier et accompagner le parcours

Planifiez les séances de la promotion et faites émarger, en salle, par QR code ou à distance. Retrouvez la fiche apprenti, consultez l’assiduité et les résultats, saisissez les notes et les notes de suivi autorisées. Ouvrez le livret, évaluez les compétences et renseignez l’appréciation du formateur avant la signature de période. Ouvrez à l’apprenti, à l’entreprise et au tuteur leur espace par un lien.

Résultat attendu : les feuilles sont closes, et les personnes habilitées disposent d’un suivi partagé. La création du contrat ne crée pas le livret : il s’ouvre depuis la fiche de l’apprenti.

→ Planning et émargement · QR code et distance · Apprentis · Suivi pédagogique · Livret · Handicap · Espaces sans compte

9. Capitaliser pour la qualité

Rassemblez les preuves produites pendant le parcours. Classez les pièces complémentaires sous le bon indicateur Qualiopi, tenez les registres des réclamations et des non-conformités, mesurez la satisfaction par des enquêtes et organisez une revue régulière des manques.

Résultat attendu : les éléments de preuve sont retrouvables, datés et expliqués. La plateforme aide à préparer le dossier ; elle ne délivre pas la certification.

→ Organiser ses preuves Qualiopi · Réclamations et non-conformités · Enquêtes de satisfaction

Une routine simple

Quand	Que vérifier
Chaque matin	À faire aujourd’hui : signatures, rejets, feuilles à clore, échéances, depuis la vue d’ensemble
Chaque semaine	Factures en attente, règlements, évaluations tuteur, suivi des absences et réclamations ouvertes
Chaque mois	Assiduité à déclarer pour les stagiaires financés par France Travail, relances à suivre
À chaque fin de période	Compétences, appréciation, pièces utiles et signature du livret après contrôle
Lors de la revue qualité	Pertinence des preuves, pièces manquantes, résultats d’enquêtes et actions d’amélioration

Ces cadences sont une proposition d’organisation. Adaptez-les à votre CFA et aux échéances de vos dossiers.