Configurer son organisme

Les informations du CFA alimentent les dossiers et certains documents : son identité est reprise sur les CERFA, les factures et les conventions. Avant de préparer des contrats, faites vérifier ces informations par la personne habilitée de votre organisme.

Vérifier la fiche du CFA

Depuis le menu du compte, ouvrez Paramètres, puis Organisme.

1. Contrôlez la raison sociale, le SIRET, l’UAI, le numéro de déclaration d’activité et les catégories d’actions.
2. Vérifiez l’adresse, le contact et le site web.
3. Corrigez les champs autorisés puis cliquez sur Enregistrer.
4. Relisez les valeurs affichées après l’enregistrement.

Un numéro de déclaration d’activité mal formé est refusé à l’enregistrement, avec un message sous le champ. Ne reprenez pas les identifiants fictifs visibles dans les captures. Utilisez les références de votre propre établissement.

VOIR LES GESTES4 étapes · à votre rythme

Lancez la lecture, faites une pause ou ouvrez les repères numérotés. « Voir en grand » ouvre le parcours dans un lecteur plus large, même si le navigateur refuse le plein écran. Les actions montrées utilisent des données de démonstration.

Lire les 4 étapes sans le lecteur

1. Ouvrir les paramètres

   Le menu de votre compte rassemble le profil, les notifications et les réglages autorisés.

   Les paramètres du CFA. Les rubriques disponibles dépendent de votre rôle.

2. Vérifier la fiche du CFA

   Contrôlez la raison sociale et les identifiants, puis l’adresse et le contact. Enregistrez uniquement vos corrections validées.

   Identité reprise dans les dossiers. Les valeurs montrées sont fictives. Utilisez les références de votre propre établissement.

3. Identifier le mode de connexion

   Le bandeau précise si les échanges sont simulés. Une connexion de démonstration ne vaut pas raccordement réel.

   Lire le mode avant tout dépôt. En simulation, les dossiers ne quittent pas la plateforme.

4. Vérifier les automatismes

   Les réglages de facturation déterminent la numérotation et les actions automatiques. Relisez-les avant la première émission.

   Enregistrement immédiat. Un changement d’interrupteur est enregistré immédiatement. L’émission verrouille la facture.

Logo et catalogue public

Dans le même onglet, la colonne de droite porte le logo du centre et le catalogue public : l’adresse de la page publique et son interrupteur de publication. Une formation ne paraît sur cette page que si le catalogue est publié et si sa propre fiche l’est aussi. Voir Créer et suivre une formation.

Déclarer ses établissements

Plus bas dans l’onglet Organisme, créez un établissement par lieu de formation. Les promotions, les apprentis et le planning se filtrent ensuite par site, et un membre peut être limité à un ou plusieurs sites. Voir Ajuster les droits d’un membre.

Sans établissement, le centre est un site unique et rien ne change. Un établissement utilisé par une promotion ne se supprime pas : désactivez-le.

Préparer les connexions OPCO

Dans Connexions OPCO, repérez les opérateurs utiles à votre CFA. Pour une connexion réellement activée pour votre environnement, Connecter ouvre la saisie de la clé fournie par l’OPCO ; Tester la connexion vérifie la configuration. Une clé enregistrée n’est pas réaffichée.

Mode simulation

Si le bandeau Mode simulation est présent, aucun dossier réel n’est envoyé : les échanges partent vers un OPCO de démonstration. Un statut connecté dans cette démonstration ne signifie pas que votre CFA est raccordé à un OPCO réel. Le premier raccordement réel doit être préparé avec l’équipe qui exploite la plateforme et l’OPCO.

Ne mettez jamais de clé réelle dans un guide, une capture ou une demande d’assistance. Retirer la clé déconnecte l’opérateur ; réservez cette action à la personne responsable de la connexion.

Préparer la facturation

Dans l’onglet Facturation, vérifiez la numérotation, le délai de paiement, les mentions et l’IBAN. L’IBAN existant est masqué ; une nouvelle saisie le remplace. Le prochain numéro se règle seulement avant la première émission.

Les formulaires se valident avec leur bouton Enregistrer. Les interrupteurs de l’onglet Automatisations enregistrent immédiatement leur nouvel état, et tous sont éteints tant que le centre ne les ouvre pas : relances, envoi des enquêtes, rappels Qualiopi. Avant de les activer, lisez le fonctionnement de la facturation et ses limites de transmission.

Lire le journal

L’onglet Journal montre les entrées de l’équipe plateforme dans votre espace et douze mois d’actions sensibles : changements de rôle, accès retirés, exports, copies de liens. Il désigne aujourd’hui certains éléments par leur identifiant interne et non par leur nom. Un membre limité à un site ne voit pas ce journal.

Le geste pas à pas

Ce parcours suit l’administratrice dans les paramètres, de l’identité aux établissements, puis dans la protection de son compte et la lecture du journal. Ayez sous la main les numéros UAI, SIRET et de déclaration d’activité du centre.

VOIR LES GESTES11 étapes · à votre rythme

Lancez la lecture, faites une pause ou ouvrez les repères numérotés. « Voir en grand » ouvre le parcours dans un lecteur plus large, même si le navigateur refuse le plein écran. Les actions montrées utilisent des données de démonstration.

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1. Ouvrir les paramètres

   Cliquez sur vos initiales, en bas à gauche, puis sur Paramètres. Les réglages du centre sont rangés par onglets.

   Mon profil. Vos réglages personnels sont ici : photo, mot de passe et second facteur. Vous y reviendrez plus loin dans ce guide.

2. Vérifier l'identité du centre

   L'onglet Organisme s'ouvre en premier. Relisez la raison sociale et les numéros du centre : ils sont repris tels quels sur vos documents.

   UAI et SIRET. Ces deux numéros figurent sur chaque CERFA, chaque facture et chaque convention du centre.

   Numéro de déclaration d'activité. 11 chiffres. Un numéro mal formé est refusé à l'enregistrement, avec un message sous le champ.

3. Compléter puis enregistrer

   Cochez les catégories d'actions du centre, vérifiez l'adresse et les coordonnées, puis cliquez sur Enregistrer.

   Catégories d'actions. Cochez ce que le centre réalise : formation, bilan de compétences, validation des acquis, apprentissage.

   Adresse des factures. La ligne sous le code postal montre l'adresse telle qu'elle sera imprimée sur vos factures.

4. Régler le logo et le catalogue public

   La colonne de droite porte le logo, le catalogue public et la certification. L'interrupteur Catalogue publié met en ligne la page de vos formations.

   Logo. PNG, JPEG ou WebP, 5 Mo au plus.

   Adresse du catalogue. Seules les formations que vous publiez y figurent, avec un formulaire de demande pour les visiteurs.

   Certification. Le statut Qualiopi, son échéance et la référente handicap du centre sont rappelés ici.

5. Ajouter un établissement

   Plus bas, la carte Établissements liste les sites de formation du centre. Cliquez sur Ajouter un site.

   Un centre, un ou plusieurs sites. Sans établissement, le centre est un site unique et rien ne change. Avec plusieurs sites, promotions, apprentis et planning se filtrent par site.

6. Renseigner l'établissement

   Donnez un nom au site et son adresse, puis cliquez sur Ajouter l'établissement.

   UAI et SIRET du site. Facultatifs. Renseignez-les si le site a ses propres numéros, par exemple une unité de formation par apprentissage.

   Site principal. Un seul par centre. Le désigner retire ce titre à l'actuel.

7. Retrouver l'établissement

   Le site apparaît dans la liste. Il se propose désormais dans les promotions, et un membre de l'équipe peut être limité à ce site.

   Désactiver, modifier, supprimer. Désactivé, le site ne se propose plus et ses promotions le gardent. La suppression n'est possible que s'il n'est plus utilisé.

8. Protéger son compte

   Cliquez sur vos initiales puis sur Mon profil. Dans la carte Second facteur, cliquez sur Activer le second facteur.

   Un code en plus du mot de passe. À chaque connexion, un code de votre téléphone s'ajoute au mot de passe. Le logiciel le recommande aux rôles qui voient des données sensibles.

   Mot de passe. Une fois le mot de passe changé, vos autres sessions ouvertes se ferment.

9. Confirmer par son mot de passe

   Saisissez votre mot de passe pour prouver que c'est bien vous, puis cliquez sur Continuer.

   La suite. L'écran donne la clé à enregistrer dans votre application d'authentification, puis demande un code à 6 chiffres. Dix codes de secours vous sont remis : notez-les et gardez-les en lieu sûr.

10. Ouvrir le journal

    De retour dans Paramètres, ouvrez l'onglet Journal. Le premier tableau liste chaque entrée de l'équipe plateforme dans votre espace.

    Onglet Journal. Il est réservé aux membres habilités à le lire. Un membre limité à un site ne le voit pas.

    Un accès encadré. Le support entre en lecture seule, une heure au plus, sans les données sensibles des apprentis. Vous en êtes prévenu à chaque fois.

11. Lire le journal d'audit

    Plus bas, le journal d'audit garde 12 mois d'actions sensibles : connexions, rôles et permissions, invitations, accès retirés, lectures de données sensibles.

    Qui a fait quoi. Chaque ligne porte la date, l'action et son auteur. La colonne Membre nomme la personne concernée quand il y en a une.

    Les lectures sensibles sont tracées. Lire le numéro de sécurité sociale ou une donnée de handicap d'un apprenti laisse une ligne. Le journal dit quelle rubrique a été lue, pas son contenu.

Étape	Où	Ce qui compte
Identité	Paramètres, onglet Organisme	Raison sociale, UAI, SIRET, numéro de déclaration d’activité, catégories d’actions, adresse
Logo et catalogue public	Même onglet, colonne de droite	Le logo, l’adresse de la page publique et son interrupteur de publication
Établissements	Même onglet, plus bas	Un site par lieu de formation
Second facteur	Vos initiales, Mon profil	Un code du téléphone s’ajoute au mot de passe à chaque connexion
Journal	Paramètres, onglet Journal	Les entrées de l’équipe plateforme et douze mois d’actions sensibles

L’administrateur du centre règle l’organisme, les établissements et lit le journal. Chaque membre, quel que soit son rôle, règle lui-même son profil, son mot de passe et son second facteur : voir Notifications et profil.

Ce qui n’est pas modifiable ici

Les informations de certification sont affichées dans l’onglet Organisme sans formulaire d’édition ; les dates de l’audit se règlent depuis la page Qualiopi. Si une donnée n’a pas de commande de modification, faites-la corriger par l’équipe habilitée ; ne créez pas un deuxième organisme pour contourner le problème.

→ Gérer les accès de l’équipe · Créer et suivre une formation