Apparence
Paiements, avoirs et exports
La fiche facture rassemble le document, son suivi et les règlements enregistrés. Ouvrez-la depuis Facturation ou depuis l’onglet Factures d’un contrat.
VOIR LES GESTES3 étapes · à votre rythme
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- Lire la facture et son solde
Vérifiez la référence, le bénéficiaire, le total et les paiements déjà enregistrés.
Éviter un doublon de règlement. Un solde restant dû peut maintenir la facture en retard après un paiement partiel.
- Préparer la saisie du règlement
Saisissez le montant réellement reçu, la date et une référence utile. La plateforme ne consulte pas votre banque.
Saisie manuelle. Le montant doit être positif et inférieur ou égal au solde restant dû.
- Relire avant d’émettre un avoir
Un avoir corrige une facture émise. Vérifiez le montant créditable et le motif avant confirmation.
Une nouvelle pièce numérotée. L’avoir ne supprime pas la facture d’origine et n’est pas déposé par le canal OPCO actuel.
Enregistrer un règlement reçu
- Vérifiez la référence de facture et le reste dû.
- Cliquez sur Enregistrer un paiement.
- Saisissez le montant réellement reçu, la date du virement et, si utile, la référence bancaire.
- Vérifiez le montant et la date avant validation.
- Contrôlez la ligne de paiement et le solde après enregistrement.
Le montant doit être positif et ne pas dépasser le reste dû. La date ne peut être ni future ni antérieure à l’émission. Un règlement partiel réduit le solde : la facture reste En retard si son échéance est dépassée, sinon elle passe Payée en partie. Le règlement du solde la fait passer à Payée.
Il s’agit d’une saisie manuelle. La plateforme ne consulte pas votre banque pour confirmer le virement.
Pour une facture adressée à un OPCO, l’état de la facture chez l’OPCO est relevé à intervalles réguliers. Quand l’OPCO annonce un règlement, la fiche propose Enregistrer le paiement, au montant qu’il a réglé. Pour un virement reçu sans annonce de l’OPCO, Enregistrer un paiement ouvre la saisie à la main.
Le geste pas à pas
Ce parcours suit la comptable sur une facture adressée à un OPCO, de son émission à son encaissement, puis jusqu’à l’avoir. Les étapes de règlement et d’avoir sont les dernières.
VOIR LES GESTES13 étapes · à votre rythme
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- Ouvrir la Facturation
La Facturation réunit les factures du centre. L'avance de ce dossier a été émise dès l'accord de l'OPCO. Pour lui facturer des frais annexes, cliquez sur « Nouvelle facture ».
Ce qui attend. Les factures préparées et pas encore émises. Elles n'ont pas de numéro tant qu'elles ne sont pas émises.
Ce qui reste dû. Le total des factures émises qui ne sont pas encore soldées, OPCO et employeurs confondus.
- Préparer la facture
Choisissez le destinataire, le contrat accordé et la nature des frais, puis saisissez le libellé et le montant. Cliquez sur « Préparer ».
À qui facturer. Une facture part à un OPCO, à l'employeur d'un contrat, à un acheteur public, à un stagiaire ou à une entreprise.
La nature des frais. Les frais annexes pris en charge par l'OPCO sont la restauration, l'hébergement et la mobilité internationale.
- Retrouver et cocher la facture
Cherchez l'apprenti, ses factures s'affichent. Celle que vous venez de préparer n'a pas encore de numéro. Cochez-la.
La recherche. Par numéro, apprenti, employeur ou OPCO. Les onglets au-dessus filtrent par état.
- Émettre la sélection
Le bouton d'émission compte les factures cochées. Cliquez sur « Émettre (1) ».
- Confirmer l'émission
La fenêtre rappelle ce qui va être émis. Une facture émise reçoit son numéro et ne se modifie plus. Confirmez.
- Lire le résultat
La facture a son numéro, à la suite des précédentes. Fermez la fenêtre. Elle part ensuite d'elle-même chez l'OPCO.
- Télécharger la facture en PDF
Ouvrez la facture depuis la liste. Sa fiche montre la pièce telle qu'elle est émise. Cliquez sur « Télécharger la facture (PDF) » pour la garder.
Le suivi de la facture. Son statut, ce qui est encaissé et ce qui reste dû. Les boutons en dessous servent à saisir un virement reçu, relancer ou émettre un avoir.
- Suivre la facture chez l'OPCO
Plus bas sur la fiche, la carte « Dossier » dit où en est la facture chez l'OPCO, de « transmise » à « réglée » ou « refusée ».
Un état relevé, pas en direct. L'état est lu chez l'OPCO à intervalles réguliers. La date et l'heure de la dernière relève sont indiquées sous l'état.
- Relever les règlements des OPCO
De retour dans la liste, cliquez sur « Rapprocher les règlements OPCO ». Les factures suivies sont relues chez leur OPCO sans attendre la prochaine relève.
L'état chez l'OPCO, dans la liste. Sous le statut de la facture, une seconde étiquette reprend le dernier état relevé chez l'OPCO.
- Enregistrer le règlement de l'OPCO
Sur la facture de l'avance, l'OPCO annonce son règlement. Cliquez sur « Enregistrer le paiement ». Le paiement est créé au montant réglé.
L'annonce de l'OPCO. L'état « Réglée par l'OPCO » vient de la dernière relève. Le bouton n'apparaît que lorsque ce règlement peut être enregistré.
- Constater la facture soldée
La facture passe à « Payée ». Le paiement apparaît dans la carte « Paiements », avec sa date et la référence du virement.
Un paiement rapproché. Le montant, la date et la référence viennent de l'état lu chez l'OPCO. Pour un virement reçu autrement, « Enregistrer un paiement » ouvre une saisie à la main.
- Corriger par un avoir
Une facture émise ne se modifie pas. Sur sa fiche, cliquez sur « Émettre un avoir », saisissez le montant à déduire et le motif, puis cliquez sur « Émettre l'avoir ».
Partiel ou total. Un montant inférieur à la facture la corrige en partie. Un avoir du montant entier l'annule.
- Vérifier le reste à encaisser
L'avoir est émis avec son propre numéro. La facture d'origine reste intacte, et son reste à encaisser tient compte de l'avoir.
Le reste dû. C'est ce montant que l'OPCO doit encore régler sur cette facture.
Corriger avec un avoir
Sur une facture émise, choisissez Émettre un avoir. Renseignez le montant à créditer et le motif si nécessaire. Un montant laissé vide correspond au montant encore créditable, et non systématiquement au total initial de la facture.
Relisez avant de confirmer : l’avoir reçoit un numéro et ne se supprime pas depuis l’interface. Vérifiez ensuite son lien avec la facture d’origine et le solde résultant. L’avoir ne part pas chez l’OPCO.
Télécharger le document
Une facture ou un avoir émis dispose d’un téléchargement PDF. Une pièce annulée avant émission n’est pas imprimable. Vérifiez la bonne référence et conservez le document selon les pratiques de votre CFA.
Exporter la liste
Dans Facturation, le bouton Exporter propose deux sorties.
- Liste affichée (CSV) contient les lignes chargées et filtrées dans l’écran, dans la limite de 200 ; elle ne représente pas automatiquement toute la base. Un export filtré sur un statut ne contient pas les autres statuts.
- Exports comptables donne le journal des ventes ou les règlements, sur une période d’un an au plus. Un membre limité à un site n’y a pas accès.
Pour une préparation comptable, vérifiez le périmètre et le nombre de lignes avant de transmettre le fichier.
Traiter une anomalie
| Problème | Vérification |
|---|---|
| Montant refusé | Positif et inférieur ou égal au reste dû ? |
| Date refusée | Entre la date d’émission et aujourd’hui ? |
| Facture déjà payée | Relire les paiements pour éviter un doublon |
| Montant facturé incorrect | Préparer un avoir, pas une modification de la pièce émise |
| Relance affichée comme faite | Vérifier dans Paramètres → Automatisations si l’envoi des relances aux employeurs est activé : sinon la relance est notée sans e-mail |
| Facture refusée par l’OPCO | Lire le motif sur la fiche, corriger, puis la redéposer |
| Export incomplet | Contrôler filtres et limite des lignes chargées, ou utiliser les exports comptables |
→ Préparer et émettre les factures · Préparer le dépôt d’une facture sur Chorus Pro