Apparence
Planifier une séance et faire émarger
Chaque séance du planning porte sa feuille d’émargement : planifier, c’est déjà préparer l’appel. Ce chapitre suit le responsable pédagogique, qui crée une séance pour une promotion, voit le logiciel refuser un formateur ou une salle déjà pris, puis pointe les présences et clôt la feuille. Il faut une promotion ouverte, avec ses apprentis et au moins un formateur.
VOIR LES GESTES12 étapes · à votre rythme
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- Choisir la promotion
Dans le planning, ouvrez la liste des promotions et choisissez celle que vous voulez planifier.
Feuilles à clore. Ce bandeau rappelle les séances passées dont la feuille d'émargement n'est pas encore close.
- Ouvrir une nouvelle séance
La semaine de la promotion s'affiche. Cliquez sur Nouvelle séance pour occuper une demi-journée libre.
Demi-journées libres. Chaque jour compte un matin et un après-midi. Le jeudi matin est libre, la séance y sera planifiée.
- Renseigner la séance
Saisissez l'intitulé, la date, la demi-journée, le formateur et la salle, puis cliquez sur Planifier.
Formateur et salle. Avant d'enregistrer, le logiciel vérifie que le formateur et la salle sont libres sur cette demi-journée.
Série hebdomadaire. Cochez cette case pour répéter la séance chaque semaine, le même jour et la même demi-journée, 60 séances au plus.
- Lire le refus quand le formateur est pris
Pour une autre promotion, la même demi-journée avec le même formateur est refusée. Le message sous le champ nomme la promotion déjà planifiée.
Rien n'est enregistré. Tant que le conflit existe, la séance n'est pas créée. Changez de formateur, de date ou de demi-journée.
- Lire le refus quand la salle est occupée
Sans formateur, la salle bloque à son tour. La Salle 12 est déjà prise ce jeudi matin. Choisissez une autre salle ou cliquez sur Annuler.
Le conflit est nommé. Le message indique la promotion qui occupe déjà la salle sur cette demi-journée.
- Ouvrir la feuille d'émargement
De retour sur la promotion, la séance figure au planning avec sa feuille ouverte. Cliquez dessus pour faire l'appel.
- Pointer un apprenti présent
La feuille liste les apprentis de la promotion. Cliquez sur la coche verte de l'apprenti présent.
Compteurs. Présents, absents et apprentis restant à pointer se mettent à jour à chaque geste.
Feuille papier. L'icône du milieu note une présence relevée sur la feuille papier signée.
- Noter une absence
Le premier apprenti est noté présent, avec l'heure du pointage. Cliquez sur la croix rouge de l'apprenti absent.
- Pointer les autres présents
Cliquez sur Tous présents pour pointer d'un geste les apprentis restants. L'absence déjà notée est conservée.
Une absence notée. L'absence compte dans l'assiduité de l'apprenti. Elle pourra être justifiée plus tard sur sa fiche.
- Signer et clore la feuille
Tous les apprentis sont pointés. Cliquez sur Signer et clore.
- Confirmer la clôture
Le logiciel demande une confirmation. Un apprenti non pointé serait compté absent. Cliquez de nouveau sur Signer et clore.
- Retrouver la feuille close
La feuille est close. Elle porte le nom du signataire, la date et l'heure de la signature.
Scan de la feuille papier. Vous pouvez joindre le scan de la feuille signée à la main, en PDF ou en image, 10 Mo au plus.
En bref
| Étape | Où | Ce qui compte |
|---|---|---|
| Choisir la promotion | Planning | La semaine s’affiche par demi-journées, libres ou occupées |
| Créer la séance | Planning, Nouvelle séance | Intitulé, date, demi-journée, formateur, salle |
| Lire un conflit | Fenêtre Nouvelle séance | Formateur ou salle déjà pris sur la demi-journée : la séance est refusée et le message nomme la promotion en cause |
| Ouvrir la feuille | Planning, clic sur la séance | La liste des apprentis de la promotion, à pointer |
| Pointer | Feuille d’émargement | Coche verte pour un présent, croix rouge pour un absent, Tous présents pour le reste |
| Clore | Feuille, Signer et clore | Une confirmation, puis la feuille est signée à votre nom avec la date et l’heure |
Qui peut le faire
Le responsable pédagogique planifie les séances de toutes les promotions et peut tenir leurs feuilles. Un formateur retrouve sur son accueil les feuilles à clore de ses seules promotions.
À savoir
- Une promotion ne peut avoir qu’une séance par demi-journée.
- Le logiciel vérifie le formateur avant la salle. Si les deux sont pris, le message du formateur s’affiche en premier.
- La case Répéter chaque semaine crée une série, le même jour et la même demi-journée, 60 séances au plus.
- À la clôture, un apprenti non pointé est compté absent. Pointez tout le monde avant de signer.
- Une absence peut ensuite être justifiée sur la fiche de l’apprenti, dans l’onglet Assiduité. Voir Assiduité, notes et accompagnement.
- La feuille accepte aussi le scan d’une feuille papier signée, en PDF ou en image de 10 Mo au plus.
→ Faire émarger par QR code ou à distance · Assiduité, notes et accompagnement · Créer et suivre une formation