Apparence
Organiser les preuves Qualiopi
La rubrique Qualiopi rassemble le suivi des indicateurs et leurs pièces. L’objectif est de retrouver ce que votre CFA fait, d’en conserver les éléments utiles et d’identifier ce qui manque pour votre revue qualité.
La plateforme aide à organiser ce travail. Elle ne délivre pas la certification et un pourcentage affiché ne vaut pas décision d’audit. Pour les exigences applicables à votre situation, référez-vous au guide de lecture du référentiel national qualité publié par le ministère du Travail et à votre interlocuteur qualité.
Le référentiel comptait 32 indicateurs jusqu’au 31 octobre 2026. Il en compte 33 depuis le 1er novembre 2026. La page affiche la version en vigueur.
Lire le tableau de suivi
Ouvrez Qualiopi. Commencez par la carte de certification et la progression par critère. Le score est la part des indicateurs conformes ; un indicateur est conforme dès qu’une preuve y est déposée. Consultez ensuite les preuves calculées, ce qui manque d’après l’analyse, puis la liste des indicateurs.
Les filtres Tous, À compléter et Spécifiques CFA vous aident à choisir le travail de la séance. Dépliez un critère pour lire ses indicateurs, leur état et les preuves associées.
VOIR LES GESTES4 étapes · à votre rythme
Lancez la lecture, faites une pause ou ouvrez les repères numérotés. « Voir en grand » ouvre le parcours dans un lecteur plus large, même si le navigateur refuse le plein écran. Les actions montrées utilisent des données de démonstration.
Lire les 4 étapes sans le lecteur
- Lire la situation de l’organisme
La vue présente la certification renseignée, les échéances et l’état des indicateurs.
Un outil de suivi. Le score affiché ne vaut pas décision de certification ni garantie de réussite à l’audit.
- Comprendre les preuves calculées
Les métriques sont calculées à partir des contrats, présences et livrets. Sans donnée ne veut pas dire zéro.
Relier le chiffre à sa source. Le dépôt d’un fichier ne remplace pas la mise à jour du dossier ou du livret qui alimente un indicateur.
- Traiter un indicateur à compléter
Filtrez les indicateurs, ouvrez le critère et lisez les preuves déjà associées avant tout ajout.
Éviter les pièces sans contexte. Vérifiez la pertinence, la date et le contenu du document pour cet indicateur.
- Préparer le dépôt d’une preuve
Le formulaire accepte un PDF, une image ou un tableur dans la limite de 20 Mo. Après un dépôt réel, vérifiez le fichier dans la liste.
Le document reste à vérifier. Le dépôt d’une preuve ne modifie pas automatiquement le statut de conformité.
Comprendre les éléments calculés
Les cartes de Preuves générées automatiquement sont recalculées à la consultation à partir des données disponibles : assiduité, satisfaction des apprenants, délai de réponse aux réclamations, livrets signés, contrats engagés et ruptures, selon vos droits. Il n’y a rien à déposer pour elles.
| Ce que vous voyez | Comment l’interpréter |
|---|---|
| Une valeur et une heure de calcul | Un état des données connues lors de la consultation |
| Sans donnée | La valeur ne peut pas être calculée ; ce n’est pas un zéro |
| Une carte absente | Votre compte peut ne pas avoir accès aux données nécessaires |
| Satisfaction des apprenants | Calculée sur les réponses aux enquêtes adressées aux apprenants |
| Délai de réponse aux réclamations | Calculé sur les réclamations closes du registre |
Un indicateur chiffré ne remplace pas l’explication du processus et les pièces appropriées à votre contexte. Vérifiez aussi la qualité des données de départ.
La carte Ce qui manque d’après l’analyse nomme, pour chaque manque, son indicateur et mène à l’écran où il se comble.
Le geste pas à pas
Ce parcours suit le responsable pédagogique qui prépare l’audit de surveillance, avec un passage par l’administrateur du centre pour les rappels.
VOIR LES GESTES13 étapes · à votre rythme
Lancez la lecture, faites une pause ou ouvrez les repères numérotés. « Voir en grand » ouvre le parcours dans un lecteur plus large, même si le navigateur refuse le plein écran. Les actions montrées utilisent des données de démonstration.
Lire les 13 étapes sans le lecteur
- Ouvrir la page Qualiopi
Dans le menu de gauche, cliquez sur Qualiopi : la page réunit le référentiel, vos preuves et le calendrier de l'audit.
- Lire le score de conformité
En haut de la page, le cercle donne la part des indicateurs conformes. Il se recalcule à chaque preuve ajoutée.
Ce qui reste à faire. Un indicateur est conforme dès qu'une preuve y est déposée. Un indicateur déclaré non applicable, avec son motif, sort du calcul.
Les sept critères. Chaque barre montre la part des indicateurs conformes dans un critère du référentiel national qualité.
- Consulter les preuves calculées
Ces chiffres viennent de votre activité : présences, enquêtes, livrets, contrats, réclamations. Vous n'avez rien à déposer pour eux.
Satisfaction. La moyenne des notes données dans vos enquêtes auprès des apprenants, sur 5. Elle nourrit l'indicateur 30.
Délai de réponse aux réclamations. Le nombre moyen de jours entre la réception d'une réclamation et sa clôture. Il nourrit l'indicateur 31.
- Repérer ce qui manque
La liste « Ce qui manque » nomme chaque trou et son indicateur. Cliquez sur Ouvrir pour aller là où il se comble.
- Filtrer les indicateurs à compléter
Plus bas, le référentiel se déplie critère par critère. Cliquez sur « À compléter » pour ne garder que les indicateurs sans preuve.
33 indicateurs. Le référentiel comptait 32 indicateurs jusqu'au 31 octobre 2026. Il en compte 33 depuis le 1er novembre 2026 : la page suit la version en vigueur.
Propres à l'apprentissage. Cet onglet isole les indicateurs qui ne concernent que les CFA.
- Ouvrir un critère et déposer une preuve
Dépliez le critère 7, puis cliquez sur « Déposer une preuve » en face de l'indicateur 32, Amélioration continue.
Preuves calculées de l'indicateur. Sous chaque indicateur, le logiciel compte ce que vos registres apportent déjà, avec la période retenue. Le lien mène au registre.
- Choisir le fichier
Glissez votre document dans la zone, ou cliquez pour le choisir, puis cliquez sur Déposer.
Formats acceptés. Un PDF, une image ou un tableur, de 20 Mo au plus.
- Vérifier que l'indicateur est conforme
La preuve apparaît sous l'indicateur, qui passe à « Conforme ». Cliquez sur son nom pour la télécharger.
- Régler la date du prochain audit
Revenez en haut de la page et cliquez sur « Modifier les dates ».
Le compte à rebours. La page affiche le nombre de jours avant l'audit et la fin de validité du certificat.
- Saisir la date de l'audit
Indiquez la date convenue avec votre organisme certificateur, puis cliquez sur Enregistrer.
- Activer les rappels Qualiopi
Dans Paramètres, onglet Automatisations, l'administrateur du centre active « Rappeler ce qui manque à Qualiopi ».
Un rappel chaque lundi. Les personnes qui gèrent Qualiopi reçoivent une notification et un e-mail avec la liste de ce qui manque. Le rappel est coupé tant que cet interrupteur est éteint.
- Ouvrir le dossier d'audit
De retour sur la page Qualiopi, cliquez sur « Dossier d'audit », en haut à droite.
La nouvelle date. La date enregistrée s'affiche ici, avec le nombre de jours restants.
- Imprimer le dossier d'audit
Le dossier reprend chaque critère, ses indicateurs et leurs preuves. Cliquez sur « Imprimer le dossier » pour le tirer sur papier ou en PDF.
L'en-tête du dossier. Date d'édition, part des indicateurs conformes, certificateur et période des preuves calculées.
Les preuves, nommées. Chaque indicateur liste ses preuves déposées et calculées, avec leur date.
| Étape | Où | Ce qui compte |
|---|---|---|
| Lire où vous en êtes | Qualiopi, haut de page | Le score et la progression par critère |
| Consulter les preuves calculées | Preuves générées automatiquement | Ces chiffres se recalculent à chaque consultation |
| Repérer ce qui manque | Ce qui manque d’après l’analyse | Chaque manque mène à l’écran où il se comble |
| Déposer une preuve | Indicateurs, Déposer une preuve | Un PDF, une image ou un tableur de 20 Mo au plus |
| Régler la date de l’audit | Modifier les dates | La page affiche ensuite le nombre de jours restants |
| Activer les rappels | Paramètres → Automatisations | Chaque lundi, la liste de ce qui manque part aux personnes qui gèrent Qualiopi |
| Sortir le dossier d’audit | Dossier d’audit | Une page par critère, avec les preuves de chaque indicateur, à imprimer ou à enregistrer en PDF |
Le responsable pédagogique et l’administrateur du centre lisent la page, déposent des preuves et règlent les dates. Seul l’administrateur supprime une preuve et active les rappels. Le comptable et le formateur n’ont pas accès au suivi Qualiopi.
Déposer une preuve complémentaire
- Choisissez le critère et l’indicateur auxquels la pièce se rapporte.
- Lisez son intitulé et les éléments déjà présents pour éviter un doublon.
- Cliquez sur Déposer une preuve.
- Choisissez un fichier PDF, image ou tableur, de 20 Mo maximum.
- Vérifiez le nom du fichier et le numéro d’indicateur affiché dans la fenêtre.
- Cliquez sur Déposer.
- Après confirmation, retrouvez la pièce sous l’indicateur et téléchargez-la pour vérifier sa lisibilité.
Un nom comme 2026-11-formation-gpme-programme-v2.pdf est plus facile à retrouver que scan-final-3.pdf. Utilisez votre convention de classement habituelle et limitez les informations personnelles à ce qui est nécessaire.
Un indicateur qui ne concerne pas votre centre se déclare Non applicable, avec un motif obligatoire que l’auditeur lira. Il sort alors du score et n’accepte pas de dépôt. Un clic le ramène à « à compléter ».
Tenir les registres qualité
La page Qualité tient les registres que l’audit demande : réclamations, non-conformités, actions d’amélioration, veille. Les enquêtes de satisfaction ont leur propre écran. Ces registres alimentent les indicateurs concernés sans dépôt de pièce.
→ Traiter une réclamation et une non-conformité · Mesurer la satisfaction par une enquête
Ouvrir le dossier à l’auditeur
Depuis la page Qualiopi, un lien de lecture seule vers le dossier d’audit peut être ouvert à l’auditeur, pour 30 jours au plus. Il se révoque à tout moment. Ce lien ne montre ni le nom d’un apprenti ni le nom des fichiers déposés.
Faire le lien avec le travail quotidien
| Dans votre activité | Élément à vérifier pour votre dossier qualité |
|---|---|
| Préparer la formation | Programme, objectifs, modalités et informations diffusées |
| Accueillir l’apprenti | Informations d’entrée et organisation de l’accompagnement |
| Suivre le parcours | Assiduité, évaluations, livret et échanges utiles |
| Adapter l’accompagnement | Traces pertinentes et accessibles uniquement aux personnes habilitées |
| Évaluer et améliorer | Enquêtes, réclamations, non-conformités, décisions et suivi des actions |
Cette table est une proposition d’organisation, pas une liste réglementaire exhaustive de preuves. Rattachez chaque pièce au bon indicateur après lecture de son exigence, en tenant compte de votre activité.
Installer une routine qualité
À chaque revue, choisissez les indicateurs à compléter, vérifiez les pièces existantes et attribuez les actions à des responsables. Lors de la revue suivante, contrôlez le résultat et la pertinence de la preuve produite.
Les rappels du lundi sont éteints tant que l’administrateur ne les a pas activés. Le logiciel prépare le dossier ; la décision de conformité reste celle de votre organisme certificateur. L’écran ne remplace pas votre politique d’archivage.
Si un dépôt échoue
Vérifiez le format, la taille, vos droits et l’applicabilité de l’indicateur. Après une interruption, relisez la liste avant de recommencer : une pièce peut avoir été reçue juste avant l’annulation. Ne supposez pas qu’une preuve existe tant qu’elle n’est pas visible et récupérable.