Apparence
Accueillir un stagiaire hors apprentissage
Une personne en formation continue n’a pas de contrat d’apprentissage. Son engagement passe par une convention de formation, conclue avec l’entreprise ou le financeur qui paie, ou par un contrat de formation quand elle paie elle-même. La responsable administrative prépare le document et note sa signature, puis la comptable prépare la facture. La stagiaire doit déjà être enregistrée dans le centre.
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- Partir de la stagiaire
La stagiaire est déjà enregistrée dans le centre, sans contrat d'apprentissage. Pour préparer sa convention, ouvrez « Conventions » dans le menu.
Hors apprentissage. Une personne en formation continue n'a pas de contrat d'apprentissage. Son engagement passe par une convention ou un contrat de formation.
- Choisir la stagiaire et le financeur
Dans « Nouvelle convention », gardez le type « Convention de formation professionnelle », choisissez la stagiaire, puis saisissez le nom et l'adresse du financeur.
Trois types de documents. La convention se conclut avec une entreprise ou un financeur. Pour une personne qui paie elle-même, choisissez « Contrat de formation professionnelle ».
La personne formée. Facultative sur une convention d'entreprise, elle relie le document à la fiche de la stagiaire.
- Décrire l'action de formation
Renseignez l'intitulé, les dates, la durée et le lieu, puis l'objectif, les moyens et les modalités de suivi. Ces mentions figurent sur le document.
Les mentions obligatoires. Les champs marqués d'un astérisque sont exigés, comme l'intitulé, les dates, la durée et le prix.
- Fixer le prix et enregistrer
Saisissez le prix hors taxe, la TVA et les modalités de paiement, puis cliquez sur « Enregistrer ». La convention reçoit son numéro.
Le prix de la convention. Le prix toutes taxes est calculé d'après le taux choisi. La formation professionnelle est le plus souvent exonérée de TVA.
- Relire la convention
Une fois enregistrée, la convention s'affiche sous la liste, prête à imprimer. Vérifiez le financeur, la stagiaire, les mentions et le prix.
Un numéro attribué. La convention est numérotée à l'enregistrement, dans la suite des conventions du centre.
La stagiaire. Son nom figure sur le document, relié à sa fiche dans le centre.
- Enregistrer la signature
Quand la convention revient signée par le financeur, cliquez sur « Enregistrer la signature » pour noter sa date.
Ou la signature électronique. La convention peut aussi partir en signature électronique simple, avec dossier de preuve. L'envoi revient à une personne habilitée à signer pour le centre.
Encore modifiable. Tant qu'elle n'est pas signée, la convention se modifie ou s'annule. Elle garde son numéro dans les deux cas.
- Saisir la date de signature
Indiquez le jour où la convention a été signée, puis cliquez sur « Enregistrer ». Une convention signée ne se modifie plus.
La date portée sur le document. C'est la date de la signature réelle, pas celle de la saisie.
- Retrouver la convention signée
La date de signature est portée au bas du document pour les deux parties. La convention est figée, elle s'imprime, mais ne se modifie plus.
Le montant à facturer. Le prix de la convention sert de base à la facture adressée au financeur.
- Préparer la facture au financeur
La comptable prend le relais. Dans Facturation, cliquez sur « Nouvelle facture », choisissez le destinataire « Acheteur public », reprenez le financeur, le libellé et le prix de la convention, puis cliquez sur « Préparer ».
Un acheteur public. Une Région, France Travail ou une collectivité se facture comme acheteur public. La facture pourra être préparée pour Chorus Pro.
Rappeler la convention. Le numéro de la convention dans le libellé aide le financeur à rattacher la facture à son engagement.
- Retrouver la facture à émettre
La facture est préparée, sans numéro encore. Le filtre « Acheteurs publics » et l'onglet « À émettre » la retrouvent. Il reste à l'émettre et à préparer son dépôt sur Chorus Pro.
À émettre. Une facture préparée peut encore être corrigée. Elle reçoit son numéro définitif à l'émission.
En bref
| Étape | Où | Ce qui compte |
|---|---|---|
| Ouvrir les conventions | Menu, Conventions | La liste réunit les conventions, les contrats avec un particulier et les contrats de professionnalisation |
| Choisir les parties | Nouvelle convention | Le type de document, la stagiaire, puis l’entreprise connue du centre ou le nom et l’adresse du financeur |
| Décrire la formation | Même fenêtre, Action de formation | Intitulé, dates, durée, lieu, objectif, moyens et modalités de suivi. Ces mentions figurent sur le document |
| Fixer le prix | Même fenêtre, Prix | Prix hors taxe, TVA et modalités de paiement. La convention reçoit son numéro à l’enregistrement |
| Relire | Sous la liste | Le document prêt à imprimer, avec le financeur, la stagiaire, les mentions et le prix |
| Noter la signature | Enregistrer la signature | La date à laquelle toutes les parties ont signé. La convention ne se modifie plus |
| Facturer | Facturation, Nouvelle facture | La comptable facture le financeur. Une Région ou France Travail se facture comme acheteur public |
Qui peut le faire
La responsable administrative prépare les conventions et enregistre leur signature. La comptable les lit sans les modifier et prépare la facture. Les formateurs n’ont pas accès aux conventions.
Enregistrer la personne
Une personne sans contrat d’apprentissage s’enregistre par Nouvel apprenant, dans l’écran Apprentis : identité, contact et formation. Elle rejoint ensuite la liste comme les apprentis. Voir Retrouver le dossier apprenti.
À savoir
- Pour une personne qui paie elle-même sa formation, choisissez le type Contrat de formation professionnelle. Le premier paiement ne peut pas dépasser 30 % du prix. La signature ouvre un délai de rétractation de dix jours, pendant lequel aucun paiement n’est dû. Les deux dates sont calculées et affichées.
- Le contrat de professionnalisation se saisit dans la même fenêtre, avec l’employeur, le salarié et l’OPCO. Il ne donne lieu à aucun dépôt.
- La prise en charge par un OPCO se note à la main sur la convention, avec le numéro de dossier et le montant accordé. Rien n’est envoyé à l’OPCO.
- Tant qu’elle n’est pas signée, une convention se modifie ou s’annule. Elle garde son numéro dans tous les cas. Signée, elle est figée.
- La convention peut aussi partir en signature électronique simple, avec dossier de preuve. Les signataires signent chacun à leur tour, et la convention passe à Signée d’elle-même. L’envoi revient à une personne habilitée à signer pour le centre. Voir Signatures et documents.
- La facture ne naît pas de la convention. La comptable la prépare en reprenant le financeur, le libellé et le prix.
- Une facture préparée pour un acheteur public n’a pas encore de numéro. Retrouvez-la par le filtre Acheteurs publics et l’onglet À émettre.
- Les captures viennent d’un environnement de démonstration. La stagiaire, l’adresse du financeur et les montants sont fictifs.
→ Préparer le dépôt d’une facture sur Chorus Pro · Déclarer à France Travail avec Kairos · Préparer et émettre les factures