Répondre à une demande par un devis

Une entreprise vous demande une formation pour ses futurs apprentis. Ce chapitre montre comment le chargé de relation entreprises enregistre la demande, en tire un devis déjà rempli, lui donne son numéro, puis note l’accord du client. La formation doit exister dans le catalogue. L’entreprise peut être connue du centre ou saisie au passage.

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1. Enregistrer la demande reçue

   Dans Demandes et devis, cliquez sur Nouvelle demande, saisissez le demandeur et son besoin, puis cliquez sur Enregistrer.

   Entreprise connue du centre. Choisissez l'entreprise si elle figure déjà dans votre fichier. Sinon, saisissez sa raison sociale dans le champ voisin.

   Besoin exprimé. Notez ce que le demandeur vous a dit. Vous le retrouverez au moment de chiffrer le devis.

2. Retrouver la demande dans la liste

   La demande apparaît en tête de l'onglet Demandes, avec son entreprise et la formation visée.

   Entreprise et formation. Ces deux informations seront reprises dans le devis.

3. Préparer un devis depuis la demande

   Faites défiler le tableau vers la droite et cliquez sur l'icône Préparer un devis, au bout de la ligne.

   État de la demande. Nouvelle à son arrivée. L'état avance seul quand le devis est envoyé, puis quand il est accepté.

4. Vérifier le devis prérempli

   Le devis s'ouvre avec l'entreprise, la formation et une première ligne déjà remplies. Relisez-les.

   Validité proposée. Trente jours à compter d'aujourd'hui. Vous pouvez changer la date.

5. Chiffrer et enregistrer le brouillon

   Saisissez la quantité, le prix unitaire hors taxes et l'adresse du client, puis cliquez sur Enregistrer le brouillon.

   Prix et TVA. Le prix se saisit hors taxes. La TVA proposée est l'exonération, modifiable ligne par ligne. Les totaux sont calculés à l'enregistrement.

6. Envoyer le devis

   Relisez le devis affiché sous la liste, puis cliquez sur Envoyer pour lui donner son numéro.

   Pas encore de numéro. Un brouillon reste modifiable et n'a pas de numéro. Le numéro est attribué à l'envoi.

   Aucun e-mail ne part. Envoyer numérote et fige le devis. Aucun message ne part au client depuis cet écran. Imprimez le devis, ou enregistrez-le en PDF, pour le lui transmettre.

7. Enregistrer la réponse du client

   Le devis porte maintenant son numéro. Quand le client donne son accord, cliquez sur Marquer accepté.

   Numéro attribué. Un devis envoyé ne se modifie plus et ne se supprime plus.

   Signature en ligne. Ce bouton propose au client de signer le devis en ligne, par une signature électronique simple, avec dossier de preuve. Ce guide ne le montre pas.

8. Constater le devis accepté

   Le devis est accepté. Il reste affiché et imprimable, les boutons de réponse ont disparu.

   Imprimer. Le devis accepté reste imprimable à tout moment.

9. Voir la demande gagnée

   De retour dans l'onglet Demandes, la demande est passée à l'état Gagnée.

En bref

Étape	Où	Ce qui compte
Enregistrer la demande	Demandes et devis, onglet Demandes, Nouvelle demande	Le demandeur, son entreprise, la formation visée et le besoin exprimé
Préparer le devis	Icône Préparer un devis, au bout de la ligne de la demande	L’entreprise, la formation, une première ligne et une validité de trente jours sont déjà remplies
Chiffrer	Fenêtre Nouveau devis	Quantité, prix unitaire hors taxes, adresse du client. Le devis s’enregistre en brouillon, sans numéro
Envoyer	Devis affiché sous la liste, bouton Envoyer	Le devis reçoit son numéro et ne se modifie plus. La demande passe à Devis envoyé
Noter la réponse	Marquer accepté ou Marquer refusé	Un devis accepté fait passer la demande à Gagnée

Qui peut le faire

Le chargé de relation entreprises enregistre les demandes, prépare et envoie les devis, et note la réponse du client. Les convocations, troisième onglet du même écran, se lisent avec ce rôle mais se créent et s’émettent côté gestion administrative.

À savoir

• Le bouton Envoyer n’envoie aucun e-mail. Il numérote le devis et le fige. Pour le transmettre au client, imprimez-le ou enregistrez-le en PDF depuis le bouton Imprimer.
• Un devis envoyé ne se modifie plus et ne se supprime plus. Relisez le brouillon avant de l’envoyer.
• Un devis dont la date de validité est passée ne part pas. Corrigez la date, puis envoyez.
• Le devis envoyé propose aussi Envoyer en signature électronique. Il s’agit de la signature électronique simple du logiciel, avec son dossier de preuve, décrite dans Signatures et documents. Le parcours ne montre pas ce geste.
• La liste des demandes n’a pas de recherche. La demande la plus récente est en tête.
• Les captures viennent d’un environnement de démonstration. L’entreprise, le demandeur et les montants sont fictifs.

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