Gérer les contrats

La liste Contrats permet de retrouver les dossiers et de comprendre où ils se trouvent dans leur cycle. Ouvrez un contrat pour consulter son détail avant toute action importante.

Retrouver le bon dossier

Utilisez la recherche et les filtres disponibles. La vue tableau facilite la comparaison ; la vue par étapes aide à lire l’avancement. Vérifiez le nom de l’apprenti, l’employeur, la formation et les dates, en particulier lorsque plusieurs dossiers concernent la même personne.

VOIR LES GESTES3 étapes · à votre rythme

Lancez la lecture, faites une pause ou ouvrez les repères numérotés. « Voir en grand » ouvre le parcours dans un lecteur plus large, même si le navigateur refuse le plein écran. Les actions montrées utilisent des données de démonstration.

Lire les 3 étapes sans le lecteur

1. Retrouver un dossier

   Recherchez par nom ou référence. Contrôlez l’employeur et la formation pour identifier le bon contrat.

   Réduire la sélection. Une même personne peut avoir plusieurs dossiers : vérifiez aussi les dates.

2. Filtrer par avancement

   Les filtres vous aident à distinguer les brouillons, les signatures attendues et les échanges OPCO.

   Le statut donne une prochaine action. Ouvrez le dossier pour comprendre le détail du blocage.

3. Lire la fiche du contrat

   La synthèse et les onglets regroupent les informations administratives, les signatures, les échanges et les pièces.

   Vérifier avant d’agir. Un statut de démonstration ne prouve pas un traitement par un tiers.

Lire les statuts

Statut	Ce qu’il indique	Prochaine vérification
Brouillon	Le dossier est en préparation	Compléter et vérifier le CERFA
CERFA à signer	Les signatures sont attendues, par voie électronique ou sur papier	Lire les signataires et les pièces
À envoyer OPCO	Le dossier est prêt pour l’étape d’envoi	Contrôler la connexion et les pièces
Transmis	L’envoi a été demandé	Vérifier le dépôt effectif et son accusé
En instruction	L’OPCO examine le dossier	Consulter le dernier échange
Accord reçu	Une prise en charge est enregistrée	Vérifier montant et échéancier
Rejet OPCO	Une correction est demandée	Lire les motifs précis
Rupture	Une rupture est déclarée	Suivre ses effets et la transmission éventuelle
Terminé	Le contrat a atteint son état de fin	Vérifier les pièces et règlements restants

Un état de démonstration décrit le fonctionnement du logiciel ; il ne prouve pas qu’un tiers a réellement traité le dossier.

Utiliser les onglets de la fiche

• Synthèse : identité du dossier, dates, conditions et financement.
• Signatures : signataires, état et actions disponibles.
• Historique : événements permettant de comprendre l’évolution.
• Échanges OPCO : transmissions et réponses, si votre rôle y donne accès.
• Factures : pièces de facturation liées au contrat, selon vos droits.
• Avenants : modifications du contrat, selon vos droits.
• Documents : le CERFA de travail et la convention de formation en PDF, les pièces déposées et les références annoncées.

La barre d’onglets peut être plus large que l’écran : faites-la défiler pour atteindre Documents.

Compléter, dupliquer ou reprendre

Compléter le CERFA ouvre l’assistant du brouillon. Dupliquer le dossier réutilise l’employeur, le maître et la formation pour préparer un autre dossier ; vérifiez l’identité du nouvel apprenti et toutes les dates.

Reprendre le dossier, quand l’action est proposée, le ramène en brouillon. Lisez la confirmation : les signatures, le CERFA papier et, selon le dossier, son mandat peuvent être retirés. Il faudra refaire le circuit de signature.

Supprimer le brouillon est réservé aux brouillons et aux personnes autorisées. Vérifiez que vous n’avez plus besoin du dossier avant cette suppression.

Agir sur plusieurs dossiers

Contrôlez toujours la sélection et le nombre de dossiers annoncés. Après une action groupée, lisez les résultats dossier par dossier : certains peuvent réussir et d’autres nécessiter une correction. Un résultat partiel ne justifie pas de relancer tous les dossiers sans les vérifier.

Le geste pas à pas

Trois parcours suivent un contrat de bout en bout. Chacun est présenté dans son chapitre.

Geste	Chapitre
Saisir le contrat en six étapes, jusqu’au brouillon et à son CERFA	Inscrire un apprenti
Envoyer en signature électronique et garder les preuves	Signatures et documents
Déposer à l’OPCO, corriger un rejet et lire l’accord	Financement et suivi OPCO

La responsable administrative et l’administratrice créent et complètent les contrats. Le chargé de relation entreprises peut aussi en ouvrir un. Les formateurs n’ont pas accès aux contrats.

→ Signatures et documents · Financement · Rejets et ruptures