Apparence
Déclarer à France Travail avec Kairos
Pour un stagiaire financé par France Travail, le centre déclare sur le portail Kairos l’entrée en formation, l’assiduité de chaque mois, la sortie et le bilan. Le logiciel prépare les valeurs de chaque déclaration. La responsable administrative les recopie elle-même sur Kairos, puis note la date de sa déclaration. Il faut une convention signée qui porte le stagiaire.
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- Partir de la convention signée
Le dossier France Travail s'ouvre sur une convention signée qui porte la stagiaire. Ouvrez « Kairos et CPF » dans le menu.
La stagiaire de la convention. C'est elle que France Travail suit. Son nom doit figurer sur la convention pour ouvrir le dossier.
- Ouvrir le dossier France Travail
Cliquez sur « Nouveau dossier », choisissez la convention et le dispositif, puis reportez le numéro de dossier et l'identifiant lus sur Kairos. Cliquez sur « Ouvrir le dossier ».
Le dispositif de financement. Aide individuelle à la formation, action de formation conventionnée, préparation opérationnelle à l'emploi collective, ou un autre dispositif.
- Retrouver le dossier et ses déclarations
Le dossier s'affiche sous la liste, avec ses données et les déclarations à faire, de l'entrée au bilan. Commencez par l'entrée en formation.
L'identifiant du demandeur d'emploi. Il se lit sur Kairos. C'est par lui que le portail retrouve la personne au moment de la saisie.
- Recopier l'entrée en formation sur Kairos
Le logiciel prépare chaque valeur de la déclaration. Copiez-les une à une et saisissez-les vous-même sur Kairos. Rien n'y est envoyé.
Le délai à tenir. L'entrée, l'interruption et la sortie se transmettent à France Travail dans les trois jours. La source de la règle est citée sous le titre.
À vérifier sur le portail. Le logiciel ne lit pas l'écran de Kairos. L'intitulé exact des champs se vérifie sur le portail au moment de la saisie.
- Noter la déclaration faite
Une fois l'entrée saisie sur Kairos, indiquez sa date dans « Déclarée sur Kairos le », puis cliquez sur « Noter la déclaration ».
La date de votre saisie. C'est le jour où vous avez déclaré sur le portail. Elle ne peut pas être dans le futur.
- Vérifier que l'entrée est notée
La déclaration porte maintenant sa date. Cette mention dit ce que vous avez noté, pas ce que Kairos a enregistré.
- Préparer l'assiduité du mois
Plus bas, l'assiduité du mois se prépare de la même façon, à déclarer avant le 28. Le logiciel compte les séances et les présences d'après les feuilles d'émargement.
Ce qui manque. Ici, la stagiaire n'est rattachée à aucune promotion. Il n'y a encore ni séance ni feuille d'émargement à compter. Le logiciel le dit plutôt que d'afficher un compte faux.
- Relire le journal des déclarations
En bas du dossier, le journal garde chaque déclaration notée, avec sa date et son auteur. Il sert de trace en cas de contrôle.
Une ligne par déclaration. Les lignes s'ajoutent et ne se modifient pas. La sortie et le bilan se noteront ici, une fois la date de sortie saisie.
En bref
| Étape | Où | Ce qui compte |
|---|---|---|
| Ouvrir l’écran | Menu, Kairos et CPF | L’onglet France Travail (Kairos) réunit les stagiaires suivis et l’assiduité à déclarer |
| Ouvrir le dossier | Nouveau dossier | La convention signée, le dispositif, le numéro de dossier et l’identifiant du demandeur d’emploi, lus sur Kairos |
| Recopier l’entrée | Dossier, Entrée en formation | Chaque valeur se copie d’un clic, pour la saisir sur Kairos. La règle et sa source sont citées |
| Noter la déclaration | Déclarée sur Kairos le | La date de votre saisie sur le portail. La déclaration passe à Notée |
| Préparer l’assiduité | Dossier, Assiduité du mois | Les séances et les présences comptées d’après les feuilles d’émargement, et ce qui manque pour les compter |
| Relire | Journal des déclarations notées | Une ligne par déclaration notée, avec sa date et son auteur |
Qui peut le faire
La responsable administrative ouvre les dossiers et note les déclarations. La comptable consulte les dossiers sans pouvoir les modifier, et sans voir l’identifiant du demandeur d’emploi. Les formateurs et le responsable pédagogique n’ont pas accès à cet écran.
Le compte personnel de formation
L’onglet Mon Compte Formation suit de la même façon les dossiers financés par le compte personnel de formation (CPF). Le suivi y est saisi à la main, étape par étape. Rien n’est envoyé à la plateforme du compte de formation.
À savoir
- La saisie est assistée. Le logiciel n’envoie rien à Kairos et n’y relève rien. Une déclaration Notée dit ce que vous avez noté, pas ce que Kairos a enregistré.
- L’entrée, l’interruption et la sortie se transmettent dans les trois jours. L’assiduité du mois se déclare avant le 28. Une absence non déclarée à cette date vaut présence, avec une régularisation possible jusqu’au 15 du mois suivant.
- La sortie et le bilan se préparent une fois la date de sortie saisie sur le dossier.
- Le logiciel compte des demi-journées, une par séance et par feuille d’émargement close. La conversion en heures reste à faire par le centre. Voir Planifier une séance et faire émarger.
- Le logiciel ne lit pas les écrans de Kairos. L’intitulé exact des champs, le motif d’une absence et son justificatif se vérifient et se choisissent sur le portail. Chaque déclaration liste ces points sous À vérifier.
- Une date de déclaration ne peut pas être dans le futur. Une ligne du journal ne se modifie pas.
- Les captures viennent d’un environnement de démonstration. La stagiaire, le numéro de dossier et l’identifiant du demandeur d’emploi sont fictifs, et aucune déclaration n’a été faite sur Kairos.
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