Apparence
Ce que voient l’apprenti, l’entreprise et le tuteur
L’apprenti, l’entreprise et le maître d’apprentissage n’ont pas de compte dans le logiciel. Vous leur ouvrez un espace par un lien personnel, en lecture seule et limité dans le temps. Ce chapitre suit l’administrateur du centre qui crée les trois liens, montre ce que chaque personne lit dans son espace, puis révoque un accès. Il faut un apprenti sous contrat, avec son entreprise et son tuteur.
VOIR LES GESTES11 étapes · à votre rythme
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- Ouvrir la fiche de l'apprenti
Dans Apprentis, ouvrez la fiche de la personne. C'est en bas de cette fiche que vous lui ouvrez un espace.
- Créer le lien de l'espace apprenant
En bas de la fiche, dans « Espaces sans compte », choisissez « Espace apprenant », puis cliquez sur « Créer le lien ».
Une durée limitée. Sans date, le lien vaut 30 jours. Vous pouvez choisir une autre date, dans la limite de 90 jours.
Un espace en lecture seule. La personne consulte, sans compte ni mot de passe. Elle ne modifie rien dans votre logiciel.
- Copier le lien et le transmettre
Le lien s'affiche une seule fois. Cliquez sur Copier, puis envoyez-le à l'apprenti par votre messagerie habituelle.
Affiché une seule fois. Le logiciel ne garde pas le lien en clair. S'il est perdu, révoquez-le et créez-en un autre.
Le suivi du lien. La liste garde l'état de chaque lien : sa validité et la date de la dernière visite.
- Découvrir l'espace de l'apprenant
Voici ce que l'apprenti voit en ouvrant son lien : ses prochaines séances, ses convocations et son assiduité.
Sans compte. Aucun menu, aucun mot de passe : la page ne montre que les informations de cette personne, et rappelle la date de fin du lien.
Mon assiduité. Mois par mois : les demi-journées de présence au CFA, les absences justifiées et non justifiées, et le taux.
- Ouvrir la fiche de l'entreprise
L'espace de l'entreprise et celui du tuteur se créent depuis la fiche de l'entreprise. Dans Entreprises, cherchez-la et cliquez sur sa ligne.
- Créer le lien de l'espace entreprise
Dans le panneau de l'entreprise, choisissez « Espace entreprise », puis cliquez sur « Créer le lien ».
Entreprise ou tuteur. La liste propose l'espace de l'entreprise et celui de chacun de ses maîtres d'apprentissage.
- Découvrir l'espace de l'entreprise
L'entreprise voit ses apprentis, leur contrat, leur formation et les absences qui lui ont été signalées. Rien des autres entreprises.
Où en est le contrat. Chaque apprenti porte l'état de son dossier. L'entreprise ne voit ni montant, ni donnée personnelle sensible.
- Créer le lien de l'espace tuteur
Sur la même fiche, choisissez cette fois « Espace tuteur » et le maître d'apprentissage, puis cliquez sur « Créer le lien ».
- Découvrir l'espace du tuteur
Le maître d'apprentissage voit les apprentis qu'il suit et les périodes du livret qui attendent sa signature.
Lecture seule. L'espace informe le tuteur. Il n'y signe pas : la signature du livret se fait avec le centre.
- Suivre les visites et révoquer un lien
La fiche garde la trace de chaque lien et de sa dernière visite. Pour fermer un accès, cliquez sur Révoquer.
La dernière visite. Vous savez si la personne a ouvert son espace, et quand.
- Vérifier qu'un lien révoqué ne s'ouvre plus
Dès la révocation, la page ne montre plus rien. Elle répond de la même façon pour un lien expiré ou inconnu.
En bref
| Étape | Où | Ce qui compte |
|---|---|---|
| Créer le lien de l’apprenti | Fiche de l’apprenti, Espaces sans compte | Le lien vaut 30 jours par défaut, 90 jours au plus |
| Copier et transmettre | Même carte, Lien à transmettre | Le lien s’affiche une seule fois. Vous l’envoyez par votre messagerie |
| Espace apprenant | Page ouverte par le lien | Prochaines séances, convocations, assiduité mois par mois |
| Créer les liens de l’entreprise et du tuteur | Fiche de l’entreprise, Espaces sans compte | Un lien pour l’entreprise, un par maître d’apprentissage |
| Espace entreprise | Page ouverte par le lien | Ses apprentis, leur contrat, l’état du dossier, les absences signalées |
| Espace tuteur | Page ouverte par le lien | Les apprentis qu’il suit et les périodes du livret à signer |
| Suivre et révoquer | Fiche, liste des liens | La dernière visite de chaque lien. Un lien révoqué ne s’ouvre plus |
Qui peut le faire
L’administrateur du centre et la responsable administrative créent et révoquent les liens. Les autres rôles ne voient pas la carte Espaces sans compte. La personne qui reçoit le lien n’a besoin ni de compte ni de mot de passe.
À savoir
- Ces trois espaces sont en lecture seule : la personne consulte, elle n’écrit rien. Le tuteur n’y signe pas le livret.
- Le lien d’un espace n’est pas envoyé par le logiciel. Vous le copiez au moment de sa création et vous le transmettez vous-même.
- Chaque espace ne montre que ce qui concerne sa personne. L’entreprise ne voit ni les apprentis des autres entreprises, ni un montant, ni une donnée sensible.
- Un lien perdu ne se retrouve pas : révoquez-le et créez-en un nouveau.
- Un lien révoqué, expiré ou inconnu affiche le même message, sans rien dire de plus.
- La même carte propose un lien de Complétion du dossier, par lequel le futur apprenti saisit lui-même ses informations. Il vaut 15 jours, ne sert qu’une fois, et peut partir par e-mail. Le parcours ne le montre pas.
→ Retrouver le dossier apprenti · Faire vivre le livret · Faire émarger par QR code ou à distance