Apparence
Financement et suivi OPCO
Le financement se suit en plusieurs temps : montant demandé, dépôt, instruction, accord, échéances, puis facturation et règlement. Ces événements ne sont pas interchangeables.
Vérifier les préalables
Contrôlez l’employeur, l’OPCO, les données du CERFA, les signatures et les pièces. Seul un dossier dont toutes les signatures sont réunies peut partir, et l’OPCO de l’employeur doit être relié au centre. Dans les paramètres, vérifiez le mode de fonctionnement de la connexion. En Mode simulation, travaillez uniquement sur des dossiers de démonstration.
VOIR LES GESTES6 étapes · à votre rythme
Lancez la lecture, faites une pause ou ouvrez les repères numérotés. « Voir en grand » ouvre le parcours dans un lecteur plus large, même si le navigateur refuse le plein écran. Les actions montrées utilisent des données de démonstration.
Lire les 6 étapes sans le lecteur
- Lire la vue d’ensemble des échanges
Identifiez les dossiers prêts, les décisions et les rejets. Le journal permet de retrouver les derniers échanges.
Synchroniser avec discernement. Vérifiez le mode de connexion. Les captures utilisent un OPCO simulé.
- Vérifier les dossiers prêts
Contrôlez chaque dossier et sa sélection avant une action groupée. Relisez les résultats individuellement.
Sélectionner ne transmet pas. Le bouton d’envoi reste une action distincte, après vérification des pièces.
- Isoler les échanges en erreur
Le journal donne le résultat technique des appels. Un filtre permet de ne voir que les erreurs.
Comprendre l’échec. Une erreur d’appel et un rejet de dossier n’appellent pas forcément la même correction.
- Lire le détail d’un échange
Ouvrez une ligne en erreur pour consulter la réponse et rejoindre le dossier concerné.
Revenir au dossier. Corrigez la cause indiquée avant de demander un nouvel envoi.
- Contrôler l’accord reçu
Sur un dossier accepté, vérifiez le montant, la référence et les dates de prise en charge.
Accord reçu. Le montant accordé doit être relu ; le NPEC catalogue n’en est pas la preuve.
- Lire l’échéancier
La synthèse présente le financement et les échéances. Rapprochez ces données des factures et des retours reçus.
Du financement à la facture. Une échéance prévue, une facture émise et un paiement enregistré sont des états différents.
Le geste pas à pas
Ce parcours suit la responsable administrative : elle envoie un contrat depuis sa fiche, corrige un rejet, puis lit la décision et la première facture.
VOIR LES GESTES10 étapes · à votre rythme
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Lire les 10 étapes sans le lecteur
- Retrouver le dossier signé
Dans Contrats, cherchez l'apprenti puis ouvrez son dossier. Toutes les signatures sont réunies, il attend son envoi à l'OPCO.
Les dossiers à envoyer. Ce filtre réunit les dossiers signés qui ne sont pas encore partis chez l'OPCO.
- Envoyer le dossier à l'OPCO
Sur la fiche, cliquez sur « Envoyer à l'OPCO ». Le contrat part chez l'OPCO de l'employeur, ici Atlas.
Où en est le dossier. Le parcours montre les étapes passées et la suivante, du contrat saisi à l'accord.
- Lire le motif du rejet
L'OPCO a refusé le dossier. Le bandeau rouge donne son motif et le champ en cause. Cliquez sur « Corriger et renvoyer ».
Le motif, mot pour mot. Le code et le message viennent de l'OPCO. Ici, le code NAF de l'employeur manque au contrat.
Le statut du dossier. Le dossier passe en « Rejet OPCO ». Il reste dans cet état tant qu'il n'est pas corrigé et renvoyé.
- Corriger le champ et renvoyer
Saisissez la valeur qui manquait, ici le code NAF de l'employeur, puis cliquez sur le bouton de renvoi à l'OPCO.
Le champ à corriger. La fenêtre ne présente que les champs désignés par l'OPCO. L'aide sous le champ dit où trouver la bonne valeur.
Ce qui sera modifié. Avant d'envoyer, ce résumé rappelle les champs que vous venez de changer dans le dossier.
- Suivre la transmission
Le dossier est reparti. Ouvrez l'onglet « Échanges OPCO » pour lire ce qui a été envoyé et ce que l'OPCO a répondu.
- Lire les échanges avec l'OPCO
Chaque envoi et chaque réponse de l'OPCO sont gardés ici, avec leur heure. Pour suivre tous vos dossiers, ouvrez « Envois OPCO » dans le menu.
Le premier envoi, refusé. La ligne rouge est le rejet. L'OPCO a répondu que le dossier n'était pas conforme, avec son code.
Le renvoi, accepté en dépôt. Après la correction, l'OPCO accuse réception et attribue son numéro de dossier. L'instruction commence.
- Relever les décisions des OPCO
L'écran Envois OPCO réunit vos OPCO et leurs dossiers. Cliquez sur « Synchroniser tout » pour relever tout de suite les décisions en attente.
Un OPCO, ses dossiers. Chaque carte compte les dossiers transmis, ceux en instruction et les rejets à corriger.
- Constater l'accord de l'OPCO
Rouvrez le dossier. Son statut est passé à « Accord reçu ». Descendez dans la synthèse pour lire la prise en charge.
Le numéro de dépôt. Le numéro DECA attribué par l'OPCO s'affiche à côté du numéro du dossier. Il sert dans vos échanges avec lui.
Un parcours complet. Les cinq étapes sont cochées. L'accord ouvre la facturation du dossier.
- Lire la prise en charge accordée
La carte Financement compare le montant demandé et le montant engagé par l'OPCO, puis détaille l'échéancier de prise en charge.
Un écart signalé. L'OPCO peut engager moins que le montant demandé. L'écart est affiché, et l'échéancier suit le montant engagé.
Les tranches à facturer. Chaque tranche a sa date et son montant. La première, l'avance, est due dès le début du contrat.
- Retrouver la première facture
L'onglet « Factures » montre la facture de l'avance, émise dès l'accord. La suite se passe en Facturation, chez la comptable.
Une facture déjà émise. Quand l'émission automatique est activée pour le centre, les tranches déjà dues sont facturées à l'accord, sans autre geste.
| Étape | Où | Ce qui compte |
|---|---|---|
| Retrouver le dossier | Contrats, recherche ou filtre À envoyer OPCO | Seul un dossier entièrement signé peut partir |
| Envoyer | Fiche du dossier, Envoyer à l’OPCO | Le contrat part chez l’OPCO de l’employeur. L’accusé de réception arrive en quelques instants |
| Lire un rejet | Bandeau rouge de la fiche | Le code et le message de l’OPCO, avec le champ en cause |
| Corriger et renvoyer | Fenêtre Corriger et renvoyer | Seuls les champs désignés par l’OPCO sont présentés. Le dossier repart aussitôt corrigé |
| Suivre | Onglet Échanges OPCO, écran Envois OPCO | Chaque envoi et chaque réponse sont gardés avec leur heure |
| Lire l’accord | Fiche du dossier, carte Financement | Le statut Accord reçu, le numéro DECA, le montant engagé et l’échéancier de prise en charge |
| Première facture | Onglet Factures | L’avance déjà due est facturée à l’accord si le centre émet ses factures à l’échéance |
La responsable administrative dépose les contrats, corrige les rejets et suit les décisions. La comptable lit le dossier et retrouve ses factures, sans pouvoir le déposer. Les formateurs et la référente handicap n’ont pas accès au dépôt.
Envoyer plusieurs dossiers prêts
- Ouvrez Envois OPCO.
- Consultez la liste des dossiers prêts.
- Vérifiez les cases cochées : plusieurs dossiers peuvent être sélectionnés dès l’ouverture.
- Relisez le nombre annoncé par Envoyer N dossiers.
- Après l’action, lisez le résultat de chaque dossier.
- Consultez ensuite le journal et la fiche pour suivre les accusés et réponses.
Un numéro de dépôt constitue un accusé de réception, pas une décision de prise en charge. Un dossier peut rester en instruction après la transmission.
Comprendre les montants
| Montant | Où et pourquoi le lire |
|---|---|
| NPEC de référence | Dans le catalogue ; sert à préparer le montant demandé |
| Montant demandé | Dans le dossier ; à vérifier avant l’envoi |
| Montant accordé | Dans la synthèse après décision ; peut différer de la demande |
| Échéancier | Répartition des sommes prévues selon le dossier |
| Facturé | Montants des factures effectivement émises |
| Encaissé | Paiements enregistrés dans la plateforme |
Les Échéances rendues par l’OPCO sont un relevé daté. Elles ne constituent pas un rapprochement bancaire en temps réel. L’état de chaque facture chez l’OPCO est lui aussi relevé à intervalles réguliers : la fiche facture affiche l’état lu et la date de la dernière relève. Ouvrez-la pour vérifier ce qui a réellement été enregistré comme paiement.
L’OPCO peut engager moins que le montant demandé. L’écart est affiché sur la carte Financement, et l’échéancier de prise en charge suit le montant engagé.
Lire le journal et synchroniser
Le journal permet de filtrer par OPCO, de ne garder que les erreurs et de retrouver les échanges d’un dossier. Ouvrez une ligne pour lire le détail, sa date et son résultat.
La décision de l’OPCO n’arrive pas en direct : le logiciel la relève à intervalles réguliers. Synchroniser tout lance cette relève tout de suite, avec certaines reprises de dépôts. Cela ne force pas l’OPCO à rendre une décision immédiatement. Après l’action, vérifiez les changements dossier par dossier.
L’écran présente les 200 dossiers les plus récents. Pour un dossier ancien, retrouvez sa fiche depuis les contrats et consultez ses échanges.
Quand un dossier n’avance pas
- Rejet : lisez les motifs et suivez le parcours de correction. Un dossier rejeté reste à Rejet OPCO tant qu’il n’est pas corrigé et renvoyé.
- Dépôt refusé sans détail : juste après l’envoi, si la fiche affiche Dépôt refusé sans le motif, rechargez la page. Le motif et le bouton Corriger et renvoyer apparaissent alors.
- Signatures ou pièces manquantes : revenez au dossier et complétez les préalables.
- Connexion indisponible : faites vérifier la configuration par la personne responsable.
- Erreur sans champ identifiable : conservez la référence et le message pour l’assistance ; ne modifiez pas des champs au hasard.
Démonstration et OPCO réels
Le logiciel parle aux OPCO par leur service de dépôt. Les captures viennent d’un environnement relié à un OPCO de démonstration : ses réponses suivent les règles du dépôt, mais aucun dossier n’est parti chez un OPCO réel. Le premier raccordement à un OPCO réel se prépare avec l’équipe qui exploite la plateforme. Un contrat signé par la signature électronique du logiciel ne suffit pas encore pour ce dépôt réel : voir Signatures et documents.