Apparence
Préparer et émettre les factures
Une facture préparée, une facture émise et une facture payée correspondent à trois moments différents. L’émission attribue la numérotation et verrouille la pièce.
Vérifier les paramètres et le dossier
Avant la première émission, vérifiez la numérotation, le délai de paiement, les mentions et les coordonnées de règlement dans Paramètres → Facturation. Sur le contrat, contrôlez le financement accordé et les échéances attendues.
VOIR LES GESTES4 étapes · à votre rythme
Lancez la lecture, faites une pause ou ouvrez les repères numérotés. « Voir en grand » ouvre le parcours dans un lecteur plus large, même si le navigateur refuse le plein écran. Les actions montrées utilisent des données de démonstration.
Lire les 4 étapes sans le lecteur
- Repérer les pièces à émettre
Distinguez les factures préparées, les retards et l’échéancier à venir. Les filtres réduisent la liste affichée.
Attention à la portée du bouton. Émettre les factures ouvre la liste globale des pièces prêtes, indépendamment des filtres.
- Contrôler la liste avant l’émission
Relisez chaque bénéficiaire, contrat, type et montant. Pour une sélection précise, utilisez Émettre (N) dans la barre des cases cochées.
L’émission verrouille la pièce. Une correction ultérieure passe par un avoir. Rien n’est émis dans ce parcours illustré.
- Comprendre les frais du mois
La génération mensuelle concerne les frais de restauration et d’hébergement des contrats proposés. Elle prépare des pièces à émettre.
Ce n’est pas une facture libre. Cette commande ne recrée pas toutes les tranches de financement.
- Suivre les sommes restant dues
Filtrez les retards puis ouvrez une facture pour comprendre le solde et les règlements déjà saisis.
Vérifier les règlements. Les relances de facturation sont journalisées, mais aucun e-mail n’est envoyé par ce canal dans cette version.
Comprendre ce qui est préparé
Après l’accord, les tranches arrivées à échéance sont préparées, selon l’échéancier légal du contrat. Échéancier à venir présente les suivantes. Les factures prêtes se retrouvent dans À émettre. Si Émettre automatiquement à l’échéance est activé dans les paramètres, les factures éligibles sont émises automatiquement : vérifiez leur suivi avant de préparer une émission manuelle.
Générer les factures du mois concerne les frais de restauration et d’hébergement, pour le mois courant et les contrats proposés. Cette action prépare des pièces à émettre ; elle ne sert pas à recréer toutes les tranches de financement.
Nouvelle facture prépare une facture à la main : frais annexes d’un contrat accordé, ou facture hors apprentissage pour un acheteur public, une entreprise ou un stagiaire. Vous choisissez le destinataire, le libellé et le montant. La facture naît « à émettre », sans numéro. Pour un acheteur public, la suite est décrite dans le dépôt sur Chorus Pro.
Émettre les factures
- Ouvrez Facturation et le filtre À émettre.
- Contrôlez le bénéficiaire, le contrat, le type et le montant de chaque pièce.
- Ouvrez le détail si nécessaire.
- Utilisez Émettre sur une fiche, ou cochez les pièces puis utilisez Émettre (N) dans la barre de sélection.
- Lisez les résultats individuels d’une émission groupée.
- Vérifiez le numéro, la date d’émission et l’échéance de la facture.
Le bouton Émettre les factures placé en haut de la page ouvre toutes les factures prêtes, indépendamment des filtres et des cases cochées. Relisez toute la liste de confirmation avant de valider cette émission globale.
Après émission
Une facture émise ne se modifie plus. Une correction de montant passe par un avoir. Ne tentez pas de recréer une facture pour faire disparaître la première.
Suivre les états
| État ou information | Interprétation |
|---|---|
| À émettre | Pièce préparée, à contrôler avant numérotation |
| Émise | Pièce émise ; le suivi de transmission dépend de son canal |
| Payée en partie | Une partie du règlement a été enregistrée |
| Payée | Le solde est enregistré comme réglé |
| En retard | Une échéance dépassée reste à traiter |
| Avoir | Pièce de correction liée à la facture d’origine |
Ouvrez la fiche pour comprendre le détail : document, paiements et suivi.
Transmission : ce qui est disponible
Une facture adressée à un OPCO part d’elle-même chez lui après son émission. Son état chez l’OPCO n’est pas lu en direct : il est relevé à intervalles réguliers, et la carte Dossier de la fiche affiche l’état lu et la date de la dernière relève. Rapprocher les règlements OPCO avance la prochaine lecture. Un OPCO peut refuser une facture après l’avoir reçue ; la fiche l’indique et propose de la redéposer.
Les factures adressées à un employeur et les avoirs ne partent pas chez l’OPCO. Organisez leur remise par le circuit habituel de votre CFA. Une facture pour un acheteur public se dépose par vos soins sur Chorus Pro : le logiciel prépare les contrôles et le fichier, il ne dépose rien.
Relancer enregistre une relance sur la facture. L’e-mail à un employeur ne part que si Relancer les employeurs est activé dans Paramètres → Automatisations. Sans cet interrupteur, la relance est notée sans e-mail : un message de succès ne prouve pas qu’un e-mail a été délivré.
Le geste pas à pas
Ce parcours part d’un dossier que l’OPCO a accordé. Il montre une facture de frais annexes, de sa préparation à son émission, puis le règlement de l’avance et un avoir.
VOIR LES GESTES13 étapes · à votre rythme
Lancez la lecture, faites une pause ou ouvrez les repères numérotés. « Voir en grand » ouvre le parcours dans un lecteur plus large, même si le navigateur refuse le plein écran. Les actions montrées utilisent des données de démonstration.
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- Ouvrir la Facturation
La Facturation réunit les factures du centre. L'avance de ce dossier a été émise dès l'accord de l'OPCO. Pour lui facturer des frais annexes, cliquez sur « Nouvelle facture ».
Ce qui attend. Les factures préparées et pas encore émises. Elles n'ont pas de numéro tant qu'elles ne sont pas émises.
Ce qui reste dû. Le total des factures émises qui ne sont pas encore soldées, OPCO et employeurs confondus.
- Préparer la facture
Choisissez le destinataire, le contrat accordé et la nature des frais, puis saisissez le libellé et le montant. Cliquez sur « Préparer ».
À qui facturer. Une facture part à un OPCO, à l'employeur d'un contrat, à un acheteur public, à un stagiaire ou à une entreprise.
La nature des frais. Les frais annexes pris en charge par l'OPCO sont la restauration, l'hébergement et la mobilité internationale.
- Retrouver et cocher la facture
Cherchez l'apprenti, ses factures s'affichent. Celle que vous venez de préparer n'a pas encore de numéro. Cochez-la.
La recherche. Par numéro, apprenti, employeur ou OPCO. Les onglets au-dessus filtrent par état.
- Émettre la sélection
Le bouton d'émission compte les factures cochées. Cliquez sur « Émettre (1) ».
- Confirmer l'émission
La fenêtre rappelle ce qui va être émis. Une facture émise reçoit son numéro et ne se modifie plus. Confirmez.
- Lire le résultat
La facture a son numéro, à la suite des précédentes. Fermez la fenêtre. Elle part ensuite d'elle-même chez l'OPCO.
- Télécharger la facture en PDF
Ouvrez la facture depuis la liste. Sa fiche montre la pièce telle qu'elle est émise. Cliquez sur « Télécharger la facture (PDF) » pour la garder.
Le suivi de la facture. Son statut, ce qui est encaissé et ce qui reste dû. Les boutons en dessous servent à saisir un virement reçu, relancer ou émettre un avoir.
- Suivre la facture chez l'OPCO
Plus bas sur la fiche, la carte « Dossier » dit où en est la facture chez l'OPCO, de « transmise » à « réglée » ou « refusée ».
Un état relevé, pas en direct. L'état est lu chez l'OPCO à intervalles réguliers. La date et l'heure de la dernière relève sont indiquées sous l'état.
- Relever les règlements des OPCO
De retour dans la liste, cliquez sur « Rapprocher les règlements OPCO ». Les factures suivies sont relues chez leur OPCO sans attendre la prochaine relève.
L'état chez l'OPCO, dans la liste. Sous le statut de la facture, une seconde étiquette reprend le dernier état relevé chez l'OPCO.
- Enregistrer le règlement de l'OPCO
Sur la facture de l'avance, l'OPCO annonce son règlement. Cliquez sur « Enregistrer le paiement ». Le paiement est créé au montant réglé.
L'annonce de l'OPCO. L'état « Réglée par l'OPCO » vient de la dernière relève. Le bouton n'apparaît que lorsque ce règlement peut être enregistré.
- Constater la facture soldée
La facture passe à « Payée ». Le paiement apparaît dans la carte « Paiements », avec sa date et la référence du virement.
Un paiement rapproché. Le montant, la date et la référence viennent de l'état lu chez l'OPCO. Pour un virement reçu autrement, « Enregistrer un paiement » ouvre une saisie à la main.
- Corriger par un avoir
Une facture émise ne se modifie pas. Sur sa fiche, cliquez sur « Émettre un avoir », saisissez le montant à déduire et le motif, puis cliquez sur « Émettre l'avoir ».
Partiel ou total. Un montant inférieur à la facture la corrige en partie. Un avoir du montant entier l'annule.
- Vérifier le reste à encaisser
L'avoir est émis avec son propre numéro. La facture d'origine reste intacte, et son reste à encaisser tient compte de l'avoir.
Le reste dû. C'est ce montant que l'OPCO doit encore régler sur cette facture.
| Étape | Où | Ce qui compte |
|---|---|---|
| Voir où l’on en est | Facturation | Ce qui reste à émettre, ce qui attend un paiement, ce qui est encaissé ce mois et ce qui est en retard |
| Préparer une facture | Nouvelle facture | Le destinataire, le contrat accordé, la nature des frais, le libellé et le montant |
| Émettre | Liste, case à cocher puis Émettre | La facture reçoit son numéro, à la suite des précédentes. Elle ne se modifie plus |
| Garder la pièce | Fiche de la facture, Télécharger la facture (PDF) | Le PDF reprend la facture telle qu’elle est émise |
| Suivre chez l’OPCO | Fiche de la facture, carte Dossier | L’état lu chez l’OPCO et la date de la dernière relève |
| Relever les règlements | Rapprocher les règlements OPCO | Les factures suivies sont relues chez leur OPCO sans attendre |
| Encaisser | Fiche de la facture, Enregistrer le paiement | Le paiement est créé au montant réglé par l’OPCO. La facture passe à Payée |
| Corriger | Fiche de la facture, Émettre un avoir | L’avoir a son propre numéro. Le reste à encaisser en tient compte |
La comptable prépare, émet et encaisse les factures. L’administratrice retrouve les mêmes chiffres. Les formateurs et le responsable pédagogique n’ont pas accès à la facturation.
Continuer : enregistrer les paiements, émettre un avoir et exporter.