Apparence
Gérer les accès de l’équipe
Chaque membre utilise son propre compte. Les rubriques accessibles proviennent de son rôle et, le cas échéant, de permissions complémentaires. Cette page s’adresse aux personnes autorisées à administrer l’équipe du CFA.
Inviter un collègue
- Ouvrez Paramètres → Utilisateurs.
- Choisissez Inviter.
- Saisissez l’adresse professionnelle, sélectionnez le rôle et ajoutez un message si nécessaire.
- Vérifiez le destinataire et les accès avant de confirmer l’envoi.
- Suivez l’état de l’invitation dans la liste. Le lien d’activation est valable sept jours.
VOIR LES GESTES3 étapes · à votre rythme
Lancez la lecture, faites une pause ou ouvrez les repères numérotés. « Voir en grand » ouvre le parcours dans un lecteur plus large, même si le navigateur refuse le plein écran. Les actions montrées utilisent des données de démonstration.
Lire les 3 étapes sans le lecteur
- Vérifier les membres existants
Consultez l’équipe et le rôle de chaque personne avant d’ajouter un accès.
Éviter les doublons. Vérifiez l’adresse et le rôle avant de préparer une invitation.
- Préparer une invitation
Indiquez l’adresse professionnelle et choisissez le rôle correspondant à la mission. Le lien d’invitation est valable sept jours.
Choisir le rôle utile. Cette démonstration s’arrête avant l’envoi et ne crée aucun accès.
- Lire les permissions spécifiques
Les permissions spécifiques ajoutent des droits à ceux du rôle. Les droits sensibles demandent une attention particulière.
Le rôle reste la base. Un droit déjà donné par le rôle ne se retire pas ici. Changez le rôle pour revoir ce périmètre.
Le geste pas à pas
Ce parcours montre l’administratrice du centre qui invite une formatrice, puis la formatrice qui crée son compte depuis l’e-mail reçu. Il vous faut seulement l’adresse e-mail de la personne.
VOIR LES GESTES11 étapes · à votre rythme
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- Ouvrir les paramètres
Cliquez sur vos initiales, en bas à gauche, puis sur Paramètres. L'équipe du centre se gère à cet endroit.
- Ouvrir l'onglet Utilisateurs
Cliquez sur Utilisateurs pour voir les personnes qui ont accès à l'espace de votre centre.
- Lancer une invitation
Cliquez sur Inviter, en haut à droite de la liste de l'équipe.
Un rôle par personne. Chaque membre porte un rôle. Il décide de ce que la personne voit et de ce qu'elle peut faire dans le centre.
- Choisir le rôle
Saisissez l'adresse e-mail de la personne, puis choisissez son rôle dans la liste. Ici, Formateur.
Sept rôles. Administrateur, Responsable administrative, Chargé de relation entreprises, Comptable, Responsable pédagogique, Référente handicap et Formateur. Un formateur ne voit que ses promotions, leurs livrets et leurs présences.
- Envoyer l'invitation
Ajoutez un mot d'accueil si vous le souhaitez, puis cliquez sur Envoyer l'invitation.
Un lien valable 7 jours. Passé ce délai, renvoyez l'invitation depuis la liste de l'équipe.
Un message facultatif. Il est repris tel quel dans l'e-mail que reçoit la personne.
- Suivre l'invitation
La personne apparaît dans l'équipe avec la mention Invitation envoyée, tant qu'elle n'a pas créé son compte.
Renvoyer ou annuler. Le menu de la ligne renvoie l'invitation, ce qui remplace l'ancien lien, ou l'annule.
- Recevoir l'e-mail d'invitation
La personne invitée reçoit cet e-mail. Elle clique sur le lien pour créer son compte.
Le rôle est annoncé. L'e-mail dit qui invite, dans quel centre et avec quel rôle. Votre mot d'accueil suit.
Un lien personnel. Il est propre à cette invitation et cesse de fonctionner à la date indiquée.
- Créer son compte
La personne saisit son prénom, son nom et un mot de passe, puis clique sur Créer mon compte.
Un mot de passe choisi par la personne. 12 caractères au moins, pas seulement des chiffres. Vous ne le connaissez jamais.
- Arriver dans son espace
Le compte est créé et la session est ouverte. Un formateur arrive sur son accueil, limité à ses promotions.
Second facteur conseillé. Un bandeau propose de protéger le compte par un code du téléphone, en plus du mot de passe.
Aucune promotion pour le moment. Le responsable pédagogique affecte le formateur à une promotion. Il voit alors ses apprentis, leurs livrets et leurs séances.
- Retrouver le membre dans l'équipe
De retour dans Paramètres, onglet Utilisateurs, la personne figure dans l'équipe avec son nom et son rôle. Cliquez sur les trois points de sa ligne.
Le compte est actif. L'invitation est soldée. La colonne Dernière connexion montre quand la personne est venue.
- Ajuster ses droits plus tard
Le menu de la ligne sert à modifier le rôle, à donner une permission de plus ou à retirer l'accès.
Voir ce qu'elle voit. Cette entrée ouvre l'espace de la personne à sa place, pour vérifier ses accès. Chaque utilisation est inscrite au journal du centre.
Retirer l'accès. Le compte est désactivé, jamais supprimé. L'historique de la personne reste lisible.
| Étape | Où | Ce qui compte |
|---|---|---|
| Ouvrir l’équipe | Vos initiales, Paramètres, onglet Utilisateurs | La liste montre chaque membre, son rôle et sa dernière connexion |
| Inviter | Bouton Inviter | Une adresse e-mail, un rôle parmi sept, un message facultatif |
| Suivre l’invitation | Ligne de la personne | La mention Invitation envoyée reste tant que le compte n’est pas créé |
| Créer le compte | E-mail reçu par la personne | Elle choisit elle-même son mot de passe, 12 caractères au moins |
| Vérifier | Onglet Utilisateurs | La personne figure dans l’équipe avec son nom et son rôle |
L’administrateur du centre invite, renvoie ou annule une invitation. Les autres rôles n’invitent personne. La personne invitée n’a besoin d’aucun compte avant de cliquer sur le lien. Renvoyer l’invitation remplace l’ancien lien, qui ne fonctionne plus.
Choisir le rôle
Les rôles proposés sont Administrateur, Responsable administrative, Chargé de relation entreprises, Comptable, Responsable pédagogique, Référente handicap et Formateur. Leur nom donne une intention, mais les droits peuvent être ajustés : vérifiez les permissions affichées, surtout pour les données personnelles et l’accompagnement.
Un formateur ne voit que les promotions qui lui sont confiées, et pas les chiffres du centre entier. Tant qu’aucune promotion ne lui est confiée, il ne voit aucun apprenti : l’affectation se fait sur la promotion. Une donnée masquée n’est pas une donnée absente. Les données d’accompagnement nécessitent des accès spécifiques.
Faire évoluer un accès
Ouvrez le menu de la personne pour modifier son rôle, consulter ses permissions spécifiques ou la limiter à un établissement. Les permissions supplémentaires ajoutent des droits à ceux du rôle ; elles ne retirent pas ses droits de base. Vous ne pouvez pas déléguer davantage que vos propres permissions.
Quand le centre compte plusieurs établissements, un membre peut être limité à un ou plusieurs sites : il ne voit alors que ce qui s’y rattache. Le détail de ces gestes est dans Ajuster les droits d’un membre.
Après modification, faites vérifier à la personne les rubriques attendues. Si vous ne pouvez pas modifier votre propre rôle ou retirer votre propre accès, cette protection est normale.
Départ, invitation expirée et assistance
| Situation | Action |
|---|---|
| Invitation non utilisée ou expirée | Vérifier l’adresse puis renvoyer l’invitation depuis son menu |
| Départ d’un membre | Retirer son accès après vérification de l’identité ; son historique n’est pas effacé |
| Invitation devenue inutile | Retirer l’accès pour annuler l’invitation en attente |
| Téléphone perdu par un membre qui utilise le second facteur | Remettre son second facteur à zéro depuis l’onglet Utilisateurs |
| Besoin de comprendre l’écran d’un collègue | Si autorisé, utiliser Se connecter en tant que… |
L’accès « en tant que » est limité à une heure et à la lecture. Le bandeau permet de revenir à votre compte. Certains boutons peuvent rester visibles, mais l’écriture est refusée pendant cette session d’assistance.
Résultat à contrôler
La bonne personne figure dans la liste, avec le bon rôle et le bon état. Pour un bouton manquant, vérifiez d’abord les droits, le périmètre et le statut du dossier. N’élargissez pas tous les accès pour résoudre une erreur de saisie.
→ Ajuster les droits d’un membre · Créer et suivre une formation · Notifications et profil